Generatore gratuito di email di follow-up

Che cos'è un generatore di email di follow-up?

Un generatore di email di follow-up è uno strumento gratuito che scrive in pochi secondi un'email di follow-up cortese ed efficace. Scegli per cosa stai facendo il follow-up, descrivi il contesto e indica il tuo prossimo passo: questo generatore gratuito di email di follow-up produrrà un'email completa - oggetto e corpo - che sollecita una risposta senza risultare insistente.

Funziona come strumento per scrivere email di follow-up dopo le riunioni, un promemoria discreto dopo una proposta, un messaggio di aggiornamento quando non hai ricevuto risposta e un follow-up dopo una candidatura. Scegli uno stile informale, diretto o formale e otterrai un testo adatto al momento.

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Perché il tuo follow-up avvia una nuova conversazione invece di continuare quella precedente

Il raggruppamento in conversazioni non è una funzione del pulsante di risposta del tuo client di posta. Dipende da tre campi dell'intestazione definiti nella RFC 5322, e un follow-up inviato componendo un nuovo messaggio non ne contiene nessuno.

Ogni messaggio contiene un Message-ID, che lo standard richiede sia “un identificatore globalmente univoco per un messaggio”. Una risposta autentica deve inserire il Message-ID del messaggio principale in In-Reply-Toe deve creare Riferimenti dal “contenuto del campo References del messaggio principale (se presente), seguito dal contenuto del campo Message-ID del messaggio principale”. Se entrambi sono corretti, il messaggio entra nella conversazione esistente. Omettendoli - cosa che accade quando uno strumento di sequenziamento invia il secondo passaggio come nuovo messaggio con l'oggetto preceduto da “Re:” - secondo lo standard si tratta di un nuovo thread che sembra soltanto una risposta.

È più importante di quanto sembri. Un follow-up nella stessa conversazione mostra al destinatario il messaggio originale in un'unica schermata, eliminando l'attrito del “di cosa si tratta?” che fa diminuire le risposte. Uno non collegato arriva come una seconda email a freddo che inizia dando per scontato che vi siate già incontrati.

La stessa disciplina delle intestazioni ti indica quando fermarsi. La RFC 3834 regola le risposte automatiche e specifica che una vera risposta automatica di assenza dovrebbe contenere Auto-Submitted: auto-replied. Quell'intestazione è il segnale affidabile per le macchine che indica che non ha risposto una persona - molto più attendibile del cercare la parola “vacanza” nell'oggetto. La stessa RFC raccomanda che i risponditori automatici inviino la stessa risposta allo stesso mittente non più di una volta nell'arco di diversi giorni, con sette giorni come impostazione predefinita consigliata. Se lo strumento di un fornitore considera una risposta automatica di assenza come una risposta e rimuove il potenziale cliente dalla sequenza, sta interpretando male un'intestazione progettata per essere leggibile.

Leggere il bounce invece di tirare a indovinare

Le sequenze di follow-up danneggiano silenziosamente la reputazione del mittente quando ritentano indirizzi che non accetteranno mai la posta. SMTP indica quale dei due casi si applica, e la distinzione si trova nella prima cifra del codice di risposta.

La RFC 5321 definisce una risposta 4yz come completamento negativo temporaneo: “la condizione di errore è temporanea e l’azione può essere richiesta nuovamente”, e il client “DOVREBBE riprovare”. Una risposta 5yz è permanente: il client “NON DOVREBBE ripetere la richiesta esatta”. I codici di stato estesi della RFC 3463 dicono la stessa cosa con maggiore precisione: la classe 4 è un “errore transitorio persistente” in cui “l’invio in futuro potrebbe avere successo”, mentre la classe 5 è un “errore permanente” che “probabilmente non sarà risolto inviando nuovamente il messaggio nella forma attuale”. Il familiare 5.1.1 è “Indirizzo della casella di posta di destinazione non valido - La casella di posta specificata nell’indirizzo non esiste”.

Nessuno dei due standard usa le espressioni “hard bounce” o “soft bounce”, un dettaglio utile da conoscere quando due strumenti non concordano sulla classificazione di un bounce: entrambi stanno applicando le proprie etichette allo stesso codice numerico. La regola che conta davvero è semplice. Un indirizzo 5xx va rimosso dopo un solo tentativo. Un indirizzo 4xx può essere ritentato: la RFC 5321 raccomanda un intervallo tra i tentativi di almeno 30 minuti e un tempo prima di rinunciare di almeno quattro o cinque giorni, una cadenza molto più lenta rispetto a quella della maggior parte delle sequenze di follow-up.

Non puoi sapere se l’ha letto

Le sequenze di solito si diramano in base alle aperture, ma le aperture non sono più una misura attendibile di nulla.

La Protezione della privacy di Mail di Apple, nella descrizione di Apple stessa, “scarica i contenuti remoti in background per impostazione predefinita, indipendentemente dal fatto che l’utente interagisca o meno con l’email” e instrada tali contenuti attraverso due relay, in modo che il primo conosca il tuo IP ma non il contenuto, mentre il secondo conosca il contenuto ma non il tuo IP. In parole semplici: per un destinatario che usa Apple Mail con la funzione attiva, un’“apertura” viene registrata indipendentemente dal fatto che la persona abbia mai guardato il messaggio, e l’indirizzo IP e la posizione associati non sono i suoi.

Gmail presenta un problema più limitato, ma simile. Google afferma che “quando i tuoi utenti aprono i messaggi email, Gmail utilizza i server proxy sicuri di Google per fornire le immagini che potrebbero essere incluse in questi messaggi”. Nessuna delle due aziende dichiara di bloccare i pixel di tracciamento; entrambe descrivono un comportamento che rende i dati risultanti più rappresentativi della loro infrastruttura che del destinatario.

La conseguenza pratica per una sequenza di follow-up è diramarsi in base a risposte, clic e messaggi rimbalzati, che sono eventi reali, e considerare il tasso di apertura al massimo come un'indicazione direzionale. Una sequenza che inasprisce il tono perché “hai aperto il messaggio tre volte e non hai risposto” potrebbe rimproverare qualcuno che non ha mai visto il messaggio.

Cosa non può fare questo generatore

Non può inserire il messaggio nella conversazione. Il generatore scrive le parole. Il fatto che l'email arrivi all'interno della conversazione originale dipende dal fatto che lo strumento di invio imposti In-Reply-To e References: controlla le intestazioni grezze di un invio di prova invece di fidarti dell'anteprima.

Non può renderti conforme ai requisiti di deliverability. Google richiede a tutti i mittenti di autenticarsi con SPF o DKIM, pubblicare record DNS forward e reverse validi, usare TLS e mantenere i tassi di spam in Postmaster Tools al di sotto dello 0,30%; Yahoo richiede la stessa soglia minima e, per i mittenti che inviano grandi volumi, DKIM con una chiave di almeno 1024 bit, DMARC con superamento del controllo di allineamento dell'intestazione From, un link per annullare l'iscrizione con un clic e la gestione delle cancellazioni entro due giorni. Un follow-up che non raggiunge mai la posta in arrivo è un problema di copywriting che non puoi risolvere con altro copy.

Non sa dirti qual è il numero giusto di follow-up o il giorno giusto per inviarli. Ogni cifra che circola - tre contatti, cinque contatti, martedì alle 10:00 - deriva dai dati privati di un fornitore di soluzioni di sequenziamento sui propri clienti, non da qualcosa che tu possa verificare. I tuoi dati sulle risposte ricevute dalla tua lista sono l'unico numero su cui vale la pena agire.

Non sa quando fermarsi. Continuare a inseguire qualcuno che ha ignorato quattro messaggi è il modo più rapido per ricevere una segnalazione di spam, e il tasso di segnalazioni è la metrica che i provider delle caselle di posta applicano concretamente. Il generatore non ha idea di quanti messaggi tu abbia già inviato.

Non sa interpretare la situazione. Un messaggio di follow-up dopo una riunione andata male, dopo una scadenza mancata da parte tua o a qualcuno che è appena stato licenziato richiede una capacità di giudizio che lo strumento non possiede. Rileggi la bozza mettendoti nei panni del destinatario prima di inviarla.