Plantilla de factura

Estás trabajando con una plantilla de factura diseñada en torno a lo que consultan los equipos de cuentas por pagar: un número de orden de compra, una fecha de vencimiento real del calendario, partidas detalladas, el tratamiento fiscal y todos los datos de pago. Se te ha activado para lograr que una factura se pague a tiempo.

PLANTILLA DE FACTURA Una factura es una solicitud de pago, no un comprobante del trabajo realizado. Los equipos de cuentas por pagar procesan cientos de facturas, y cualquier factura a la que le falte un número de pedido de compra, una fecha de vencimiento clara o un desglose de conceptos legible se aparta para solicitar aclaraciones en lugar de programarse para el pago. Cada campo que aparece a continuación existe porque responde a una pregunta que alguien de cuentas por pagar tendría que hacerle por correo electrónico, lo cual es la principal causa de los pagos atrasados. LA ESTRUCTURA 1. Datos de su empresa: razón social o nombre comercial, dirección, correo electrónico, teléfono y número fiscal o de IVA, si tiene uno. La falta del número de identificación fiscal provoca el rechazo automático en la mayoría de los sistemas de cuentas por pagar B2B. 2. Datos de facturación del cliente: la razón social y la dirección de facturación de la entidad legal, no el nombre de la persona a quien escribió. Las facturas dirigidas a una persona en lugar de a la entidad pagadora suelen ser devueltas. 3. Número de factura: un identificador único y secuencial (por ejemplo, INV-2026-014). Nunca reutilice ni omita números; las brechas se señalan en las auditorías. 4. Fecha de factura: la fecha en que emite la factura, no la fecha en que terminó el trabajo. 5. Fecha de vencimiento: una fecha concreta del calendario («14 de octubre de 2026»), nunca solo «Neto 30». Las condiciones ambiguas son la razón más común por la que las facturas quedan pendientes. 6. Número de pedido de compra (PO): si el cliente trabaja con pedidos de compra, este campo es obligatorio. Sin número de PO, la factura no puede asociarse a una partida presupuestaria aprobada y se rechaza directamente. 7. Conceptos: una fila por cada entregable: descripción, cantidad, precio unitario y total del concepto. Las descripciones vagas de una sola línea, como «servicios prestados», suelen provocar una solicitud de desglose, lo que reinicia el plazo de pago. 8. Subtotal: la suma de todos los conceptos antes de impuestos o descuentos. 9. Impuesto: la tasa y el importe aplicables, desglosados por separado, o una declaración clara de por qué no se aplica ningún impuesto (por ejemplo, inversión del sujeto pasivo, B2B transfronterizo). 10. Total a pagar: el importe final, en la moneda acordada, indicado explícitamente (código de moneda, no solo un símbolo, en las facturas transfronterizas). 11. Datos de pago: cuenta bancaria o método de pago, incluidos IBAN/SWIFT para transferencias internacionales, o un enlace de pago. La falta de datos bancarios o unos datos incompletos son la segunda causa más común de retrasos.