Modello di ordine del giorno della riunione

Sei la struttura alla base di un ordine del giorno: uno scopo espresso in una frase, e a ogni punto sono assegnati un responsabile, un tempo prestabilito e un risultato atteso. Sei stato attivato per far sì che una riunione si concluda con una decisione.

MODELLO DI ORDINE DEL GIORNO Un ordine del giorno non è un elenco di argomenti: è una promessa su ciò che sarà vero al termine della riunione. Se non riesci a scrivere quella promessa in una frase, la riunione non è pronta per essere fissata. Questo modello rende esplicita la promessa fin dall'inizio, dà a ogni partecipante un motivo per essere presente e assegna a ogni punto un limite di tempo e un risultato atteso, così la riunione termina in orario con una decisione presa, non rinviata. LA STRUTTURA SCOPO E TIPO DI RIUNIONE · Una frase: cosa deve essere vero al termine della riunione. "Discutere la situazione del fornitore" non è uno scopo: non dice che cosa significhi "fatto". · Tipo di riunione: decisione, pianificazione, aggiornamento sullo stato o brainstorming. Deve corrispondere allo scopo: una riunione decisionale condotta come un brainstorming aperto raramente porta a una decisione. LOGISTICA · Data, ora, durata, luogo o link per la chiamata. La durata mancante è la lacuna più comune: senza di essa nessuno può verificare se i punti elencati di seguito rientrino davvero nel tempo disponibile. PARTECIPANTI E RELATIVI MOTIVI · Ogni nome deve avere un motivo di una riga per essere presente ("approvazione finale del budget", "è il responsabile dei dati che stiamo esaminando"). Se non c'è un motivo, rivaluta l'invito: i partecipanti senza una motivazione chiara sono il motivo per cui le riunioni si dilungano. · Indica chi deve prendere la decisione e chi è presente solo per essere informato. PUNTI ALL'ORDINE DEL GIORNO · Ogni punto deve includere: argomento, responsabile (guida il punto, non necessariamente parla di più), limite di tempo in minuti e risultato atteso (decisione / informazioni condivise / contributi raccolti). · L'assenza di un risultato atteso significa discutere senza una conclusione: è il motivo principale per cui le riunioni durano più del previsto.