Los mejores prompts para project managers proporcionan al modelo un rol, los datos reales del proyecto y un formato de salida fijo. Esa es la diferencia entre un vago "ayúdame a planificar este proyecto" y un prompt que devuelve un informe de estado, un registro de riesgos o un plan de sprint utilizable de una sola pasada. A continuación encontrarás 30 prompts para ChatGPT y Claude, agrupados según las seis tareas que realmente realiza un PM: planificación y definición del alcance, programación y estimación, riesgos e incidencias, comunicación con las partes interesadas, ceremonias del equipo, e informes y cierre. Todos los prompts usan [brackets] para los campos que debes completar. Ninguno repite los 10 prompts de nuestra página de project manager, así que considera ambos conjuntos como una biblioteca de 40.
En esta página
- Cómo usar estos prompts
- Planificación y definición del alcance (prompts 1 a 5)
- Planificación y estimación (prompts 6 a 10)
- Riesgos y problemas (prompts 11 to 15)
- Partes interesadas y comunicación (prompts 16 to 20)
- Equipo y ceremonias (prompts 21 a 25)
- Informes y cierre (prompts 26 a 30)
- De tarea a prompt, de prompt a plantilla y de plantilla a skill
- Preguntas frecuentes
- En resumen
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Cómo usar estos prompts
Tres hábitos hacen que todos los prompts siguientes funcionen mejor. Primero, pega material real: la lista real de tickets, la transcripción real de la reunión, la partida presupuestaria real. El modelo no puede inventar tu proyecto y no debería intentarlo. Segundo, conserva la instrucción sobre el formato de salida. Las tablas, las listas numeradas y los límites de palabras hacen que el resultado esté listo para pegar. Tercero, si ejecutas el mismo prompt cada semana, deja de pegarlo y guárdalo como una skill o un GPT personalizado. Para eso existe nuestra colección de AI project manager, y nuestra guía sobre cómo usar AI agents para la gestión de proyectos explica con más detalle la diferencia entre un prompt y un agent.
Planificación y definición del alcance (prompts 1 a 5)
Prompt 1: Resumen del proyecto a partir de una reunión inicial desordenada
Actúa como un project manager sénior. Estas son mis notas sin editar de la reunión inicial: [paste notes]. Conviértelas en un resumen del proyecto de una página con estas secciones: objetivo (una frase), motivo empresarial, incluido en el alcance, fuera del alcance, partes interesadas clave con sus funciones, restricciones (presupuesto, fechas, personas), supuestos y preguntas abiertas que debo responder antes de planificar. Señala cualquier contradicción en las notas.
Prompt 2: Comprobación de brechas en los requisitos
Esta es la lista de requisitos para [project name]: [paste requirements]. Revísala como project manager, no como ingeniero. Para cada requisito, dime si se puede probar, si tiene un responsable y si depende de otro requisito. Después, enumera los requisitos que faltan para un proyecto de este tipo: [type, e.g. internal CRM migration]. Muestra el resultado en una tabla con estas columnas: ID, requisito, comprobable (sí/no), responsable, dependencia, comentario.
Prompt 3: Métricas de éxito y definición de terminado
El proyecto es [one-line description]. El patrocinador quiere [stated goal]. Propón de 3 a 5 métricas de éxito medibles, cada una con una línea base, un objetivo y un método de medición. Después redacta una definición de terminado para todo el proyecto en no más de 8 viñetas que un patrocinador no técnico pueda firmar.
Prompt 4: Opciones de desarrollar, comprar o recurrir a un socio
Necesitamos [capability]. Restricciones: presupuesto de [amount], fecha límite [date], equipo de [number] personas con habilidades en [skills]. Presenta tres opciones de entrega (desarrollarlo internamente, comprar una herramienta o recurrir a un socio) en una tabla con las columnas: opción, tiempo hasta obtener valor, rango de costes en términos generales, riesgo principal y a qué renunciamos. Termina con una recomendación y las dos preguntas que debería hacer antes de comprometerme.
Prompt 5: Hoja de ruta por fases
Divide [project name] en 3 o 4 fases. Para cada fase, indica: nombre, objetivo, principales entregables, criterios de salida y el momento más temprano en que el negocio obtiene valor. La duración total debe ajustarse a [number] meses. Explica en dos frases por qué este orden y no otro.
Planificación y estimación (prompts 6 a 10)
Prompt 6: Estimación de tres puntos
Para cada tarea de abajo, proporciona una estimación optimista, más probable y pesimista en días; después calcula el valor esperado mediante (O + 4M + P) / 6. Tareas: [paste task list]. Supuestos sobre el equipo: [size, seniority, other commitments]. Muestra una tabla y añade una última fila con el total. Indica las dos tareas con mayor dispersión y explica por qué.
Prompt 7: Mapa de dependencias y ruta crítica
Estas son las tareas, con sus duraciones y predecesoras: [paste, format: task, days, depends on]. Identifica la ruta crítica, la duración total del proyecto y todas las tareas con una holgura de 2 días o más. Después dime qué única tarea, si se retrasa 3 días, perjudica más la fecha de finalización. Muestra el resultado como una tabla y añade una lista de texto plano con la ruta crítica en orden.
Prompt 8: Plan de capacidad para el próximo trimestre
Equipo: [names, roles, available days per week, planned leave]. Trabajo comprometido: [list with estimates]. Crea una tabla de capacidad por persona y por mes para [quarter]. Muestra la carga prevista como porcentaje de los días disponibles, marca a cualquiera que supere el 85 por ciento y sugiere qué trasladar o eliminar para que todos queden por debajo de ese límite.
Prompt 9: Calendario de hitos a partir de una fecha límite
La fecha límite inamovible es [date]. Hoy es [date]. Entregables: [list]. Trabaja hacia atrás y propone un calendario de hitos con fechas, incluyendo un margen de revisión de [number] días antes de la fecha límite y un congelamiento del código o del contenido. Señala cualquier hito que caiga en un día festivo o junto a un día festivo en [country].
Prompt 10: Plan del sprint a partir de un backlog
Duración del sprint: [days]. Velocidad del equipo en los últimos tres sprints: [numbers]. Objetivo del sprint: [goal]. Backlog con puntos de historia y prioridad: [paste]. Propón el contenido del sprint para que el total se mantenga dentro del 90 por ciento de la velocidad media, indica qué se deja fuera deliberadamente y redacta el objetivo del sprint en una sola frase que el equipo pueda poner en el tablero.
Riesgos y problemas (prompts 11 to 15)
Prompt 11: Registro de riesgos desde cero
Proyecto: [description]. Fase: [phase]. Problemas conocidos: [list]. Crea un registro de riesgos con las siguientes columnas: ID, riesgo (causa, evento y efecto en una sola frase), categoría (alcance, cronograma, costes, personas, técnica, externa), probabilidad (del 1 al 5), impacto (del 1 al 5), puntuación, responsable, estrategia de respuesta (evitar, reducir, transferir, aceptar), próxima acción y fecha de revisión. Incluye al menos 10 riesgos y al menos 3 que no haya mencionado y que sean habituales en este tipo de proyecto.
Prompt 12: Análisis premortem
Imagina que es [end date] y que [project name] ha fracasado estrepitosamente. Escribe el análisis retrospectivo como si ya hubiera ocurrido: las 5 razones principales del fracaso, ordenadas por probabilidad, cada una con la señal de alerta temprana que ignoramos. Después, convierte cada razón en una acción preventiva que pueda iniciar esta semana, con una persona responsable.
Prompt 13: Triaje de problemas
Esta es la lista de problemas abiertos: [paste with dates and descriptions]. Clasifica cada problema por gravedad (bloqueante, importante, menor), según necesite una decisión o simplemente trabajo, y según quién deba ser responsable. Presenta una tabla ordenada por gravedad y, después, una lista breve de las «decisiones necesarias esta semana» que pueda llevar al patrocinador.
Prompt 14: Registro de supuestos
Lee este plan de proyecto: [paste]. Extrae todas las suposiciones en las que se basa, explícitas o implícitas. Para cada una, indica qué grado de confianza podemos tener (alto, medio, bajo), qué ocurre si es incorrecta y cómo podríamos validarla de forma económica en menos de una semana. Presenta el resultado en una tabla.
Prompt 15: Riesgo de dependencia de un proveedor
Dependemos de [vendor or team] para [deliverable] antes de [date]. Nuestro contrato o acuerdo establece lo siguiente: [key terms]. Enumera las formas en que esta dependencia podría fallar, qué pruebas debería solicitar en cada punto de control, una alternativa para cada fallo y una nota de escalamiento de un párrafo que pueda enviar si no cumplen el primer punto de control.
Plantilla del registro de riesgos
Si solo necesitas la estructura, esta es la plantilla del registro de riesgos que completa el prompt 11. Copia los encabezados en una hoja y el modelo podrá rellenar las filas a partir de cualquier descripción de proyecto.
- ID y fecha de registro
- Enunciado del riesgo en formato de causa, evento y efecto
- Categoría: alcance, cronograma, costes, personas, técnica, externa
- Probabilidad (del 1 al 5) e impacto (del 1 al 5), multiplicados para obtener una puntuación
- Responsable
- Estrategia de respuesta: evitar, reducir, transferir, aceptar
- Próxima acción y fecha límite
- Desencadenante o señal de alerta temprana
- Estado: abierto, en seguimiento, cerrado, se convirtió en un problema
- Fecha de revisión
Partes interesadas y comunicación (prompts 16 to 20)
Prompt 16: Mapa de partes interesadas
Partes interesadas de [project name]: [names, roles, what they care about, how much they can block or help]. Coloca a cada una en una matriz de poder frente a interés y luego dame un plan de comunicación por cuadrante: canal, frecuencia, qué necesitan saber y por qué no deben verse sorprendidas nunca. Presenta el resultado en dos tablas.
Prompt 17: Dar malas noticias, pero bien
Necesito comunicar a [stakeholder, role] que [the problem: budget overrun, missed date, dropped feature]. Causa: [cause]. Opciones disponibles: [options]. Escribe un mensaje de no más de 200 palabras que exponga el problema en la primera frase, indique la causa sin culpar a nadie, presente las opciones con tu recomendación y solicite una decisión concreta para el [date]. Tono: sereno y directo, sin disculpas de más de una cláusula.
Prompt 18: Documento previo para el comité directivo
Convierte estas notas en un documento previo de dos páginas para el comité directivo: [paste status, risks, decisions needed]. Estructúralo así: titular en una frase, progreso frente al plan, los 3 principales riesgos con nuestra respuesta, decisiones necesarias hoy con la opción recomendada y qué ocurrirá si no se toma ninguna decisión. Escribe para ejecutivos que lo leerán en el móvil en cuatro minutos.
Prompt 19: Cómo rechazar una solicitud
[Stakeholder] ha solicitado [request] para el [date]. Añadirlo implicaría [impact on scope, dates or cost]. Escribe una respuesta que reconozca el valor de la solicitud, explique el equilibrio con términos concretos y ofrezca dos alternativas: una versión más pequeña ahora o la versión completa en [later phase]. No superes las 150 palabras y termina con una pregunta.
Prompt 20: Registro de decisión
Decidimos [decision] el [date]. Contexto: [paste discussion or notes]. Escribe un registro de decisión con: decisión, quién decidió, opciones consideradas con sus ventajas y desventajas, por qué se eligió esta opción, consecuencias que aceptamos y la fecha en que la revisaremos. No superes las 300 palabras para que quepa en una sola página de la wiki.
Equipo y ceremonias (prompts 21 a 25)
Prompt 21: Resumen de la reunión diaria a partir del chat
Este es el hilo o la transcripción de la reunión diaria de hoy: [paste]. Resúmelo así: terminado desde ayer, previsto para hoy, bloqueos con responsable y cualquier elemento que parezca un riesgo que nadie haya mencionado. Máximo 12 líneas. No incluyas cortesías ni a las personas que solo hayan dicho «sin novedades».
Prompt 22: Temas de la retrospectiva a partir de comentarios sin procesar
Estas son las tarjetas anónimas de la retrospectiva del equipo: [paste]. Agrúpalas por temas, cuenta cuántas tarjetas respaldan cada tema y, para los 3 temas principales, propone un experimento que podamos realizar en el próximo sprint con una forma clara de saber si funcionó. No suavices las críticas; conserva las palabras del equipo cuando sean específicas.
Prompt 23: Plan de incorporación para una nueva persona del equipo
Una persona nueva con el [role] se incorpora a [project name] el [date]. El proyecto se encuentra en [phase]. Escribe un plan de incorporación de dos semanas: qué debe leer el primer día, con quién debe reunirse y por qué, la primera tarea pequeña que puede entregar en la primera semana y las preguntas que debería hacerle al final de la segunda semana para comprobar que tiene todo lo necesario para tener éxito.
Prompt 24: matriz RACI
Paquetes de trabajo: [list]. Personas y roles: [list]. Crea una matriz RACI (Responsable, Responsable final, Consultado, Informado). Cada fila debe tener exactamente una A. Después, señala a cualquier persona que sea Responsable final de más de [number] paquetes y cualquier paquete en el que la persona Responsable no esté en el equipo a tiempo completo.
Prompt 25: Acuerdo de trabajo para un equipo mixto
El equipo está formado por [number] personas distribuidas entre [locations and time zones], con una combinación de [employees, contractors, vendor staff]. Redacta un acuerdo de trabajo de una página que cubra: horas centrales de solapamiento, expectativas de tiempo de respuesta por canal, cómo tomamos y registramos decisiones, cómo gestionamos los desacuerdos y qué significa «terminado». Escríbelo como reglas breves que el equipo pueda votar, no como párrafos.
Prompt 26: Estado semanal a partir de tickets y chat
Este es el material sin procesar de esta semana: [paste closed tickets, open blockers, chat highlights, budget line]. Redacta un informe de estado semanal que incluya: estado RAG general y una frase que explique el motivo, tres cosas completadas, tres próximas tareas, bloqueos con responsable y fecha, gasto frente al plan y una solicitud para la dirección. El texto completo debe tener menos de 250 palabras.
Prompt 27: Explicación de la desviación presupuestaria
Gasto planificado hasta la fecha: [amount]. Gasto real hasta la fecha: [amount]. Partidas: [paste]. Explica la desviación en un lenguaje sencillo para un revisor financiero: qué partidas la provocaron, si cada una se debe a un desfase temporal o a un sobrecoste real, la previsión al finalizar y dos acciones para volver a acercarla al plan. Sin jerga y en no más de 200 palabras. Esto no es asesoramiento financiero, sino una explicación de la desviación para mi informe.
Prompt 28: Lista de comprobación de preparación para la puesta en producción
Ponemos [system or deliverable] en producción el [date]. Entorno: [details]. Crea una lista de comprobación de preparación agrupada por: aspectos técnicos, datos, personas y formación, soporte, comunicaciones y reversión. Cada elemento debe tener una columna para el responsable y otra para el estado. Añade los cinco elementos que los equipos olvidan con más frecuencia en este tipo de lanzamiento.
Prompt 29: Informe de lecciones aprendidas
Proyecto: [name]. Planificado frente a real: fechas [planned/actual], presupuesto [planned/actual], cambios de alcance [list]. Notas de la retrospectiva: [paste]. Redacta un informe de lecciones aprendidas que incluya: qué salió bien y por qué, qué no salió bien y por qué, qué haríamos de otra manera y tres recomendaciones para el próximo proyecto de este tipo. Haz que cada recomendación sea lo bastante específica como para que alguien pueda aplicarla sin tener que preguntarme.
Prompt 30: Traspaso a operaciones
El proyecto [name] finaliza el [date] y [team or person] asume su gestión. Redacta un documento de traspaso que incluya: qué se entregó, cómo operarlo día a día, problemas conocidos y soluciones alternativas, tareas pendientes con sus responsables, contactos clave, dónde está la documentación y el acuerdo de soporte durante las primeras [number] semanas. Usa encabezados y viñetas breves.
Plantilla de plan de proyecto
Varios prompts anteriores generan partes de un plan de proyecto. Si quieres el documento completo, esta es la estructura de plantilla del plan de proyecto que debes solicitar, sección por sección:
- Resumen: objetivo, patrocinador, director del proyecto, fechas, presupuesto
- Alcance: dentro del alcance, fuera del alcance, entregables
- Métricas de éxito y definición de terminado (prompt 3)
- Enfoque y fases (prompt 5)
- Desglose del trabajo y estimaciones (prompt 6)
- Calendario, hitos y ruta crítica (prompts 7 y 9)
- Equipo, roles y RACI (prompt 24)
- Partes interesadas y plan de comunicación (prompt 16)
- Registro de riesgos y registro de supuestos (prompts 11 y 14)
- Seguimiento del presupuesto y las variaciones (prompt 27)
- Criterios de calidad, aceptación y puesta en producción (prompt 28)
- Control de cambios y registro de decisiones (prompt 20)
De tarea a prompt, de prompt a plantilla y de plantilla a skill
Un prompt es la forma más rápida de empezar. Una skill generadora es más rápida cuando el resultado es un documento formal con una estructura fija. Una skill de persona es la herramienta adecuada cuando quieres que el modelo mantenga todo el proyecto en su memoria durante semanas. La tabla relaciona ocho tareas habituales de gestión de proyectos con las tres opciones.
| Tarea de gestión de proyectos |
Prompt de este artículo |
Generador de documentos o plantillas |
Skill de persona |
| Define el alcance con un cliente o proveedor |
Prompts 1, 2 |
Generador de declaraciones de trabajo con AI |
Diego - Gerente de proyectos de agencia ($19) |
| Redacta requisitos del producto |
Prompts 2, 3 |
Generador de PRD con AI ($19) |
Ulric - Gerente técnico de programas ($19) |
| Planifica un sprint y dirige las ceremonias |
Prompts 10, 21, 22 |
Generador de notas de reuniones con AI |
Perrin - Scrum Master ($19) |
| Crea y mantén un registro de riesgos |
Prompts 11, 12, 14 |
Plantilla del registro de riesgos anterior |
Cressida - Gerente de programas ($19) |
| Informa a los ejecutivos |
Prompts 18, 26 |
Generador de resúmenes ejecutivos con AI |
Cressida - Gerente de programas ($19) |
| Responde a una licitación o propuesta de cliente |
Prompts 4, 19 |
Redactor de RFP / propuestas con AI ($19) |
Diego - Gerente de proyectos de agencia ($19) |
| Gestiona la entrega entre varios equipos |
Prompts 7, 8, 15 |
Plantilla del plan del proyecto anterior |
Torsten - Gerente de entregas ($19) |
| Cierra el proyecto y haz la transferencia |
Prompts 28, 29, 30 |
Generador de notas de reuniones con AI para la reunión de cierre |
Torsten - Gerente de entregas ($19) |
Cada skill es una compra única: un archivo de skill .md más un README, y funciona en Claude (incluido Claude Code), ChatGPT como GPT personalizado, Gemini como Gem y Copilot. Todas incluyen una garantía de devolución del dinero de 30 días, sin preguntas. Si tu trabajo abarca más que la gestión de proyectos, el centro de prompts de ChatGPT cubre los demás roles.
Preguntas frecuentes
¿Pueden ChatGPT o Claude sustituir a una herramienta de gestión de proyectos con AI?
No por sí solos. Un modelo de chat redacta documentos, analiza listas y resume reuniones muy bien, pero no hace seguimiento de tareas a lo largo del tiempo ni se conecta a tu sistema de tickets. La mayoría de los gestores de proyectos usa los prompts de aquí junto con Jira, Asana o una herramienta similar, y guarda los prompts recurrentes como una skill para que la persona y el formato se mantengan coherentes.
¿Qué modelo es mejor para los prompts de gestión de proyectos, ChatGPT o Claude?
Ambos gestionan los 30 prompts. Claude suele funcionar bien con material extenso pegado, como transcripciones y planes completos, y con formatos estrictos. ChatGPT es práctico si tu equipo ya trabaja con GPTs personalizados. Prueba el mismo prompt en ambos con datos reales y quédate con el que necesite menos ediciones en su resultado.
¿Necesito una plantilla de plan de proyecto si uso estos prompts?
Los prompts generan las partes; la plantilla te indica qué partes necesita un plan completo. Usa la sección de plantilla del plan del proyecto anterior como lista de comprobación y, después, ejecuta los prompts enlazados para completar cada sección. Así no faltará nada cuando el patrocinador solicite el plan.
¿Cómo mantengo a salvo los datos confidenciales del proyecto al usar prompts?
Elimina los nombres, identificadores de clientes y cifras comerciales que no tengas permitido compartir, o utiliza placeholders. Comprueba la política de AI de tu organización y si tu plan de ChatGPT o Claude excluye tus datos del entrenamiento. Los planes empresariales y de equipo suelen hacerlo; los planes para consumidores pueden no hacerlo de forma predeterminada.
¿Cuál es la diferencia entre estos prompts y las skills que venden?
Los prompts son gratuitos y puedes usarlos ahora mismo. Una skill reúne una persona, sus métodos y formatos de salida en un solo archivo, para que dejes de volver a pegar instrucciones y el modelo se comporte de la misma manera cada semana. Cressida, por ejemplo, genera informes de estado, registros RAID y actualizaciones para el comité de dirección a partir de un único mensaje de «aquí está el material de esta semana».
En resumen
Treinta prompts son más de los que la mayoría de los gestores de proyectos necesita en una semana, y ese es precisamente el objetivo: elige los cinco que coincidan con tus tareas recurrentes, pega datos reales en ellos y conserva los formatos de salida. Cuando te encuentres ejecutando el mismo prompt cada lunes, conviértelo en una skill para que el modelo recuerde el proyecto y dejes de volver a escribir la configuración. Combinados con los 10 prompts adicionales de la página de destino, tienes una biblioteca completa de prompts para la planificación, la ejecución y el cierre de proyectos.
Biblioteca de prompts para negocios y operaciones
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