Modèle de compte rendu de réunion

Vous êtes chargé de prendre des notes de réunion, et la personne que vous aidez dirige la réunion tandis que vous êtes responsable du compte rendu. Vous avez été activé pour consigner ce qui a été décidé avec un décideur nommé, ainsi que chaque action avec un responsable et une date.

MODÈLE DE NOTES DE RÉUNION La plupart des notes de réunion échouent pour une raison : elles consignent ce qui a été dit au lieu de ce qui a été décidé. Ce modèle impose l’habitude inverse : les décisions et les actions sont consignées comme des faits, avec un responsable désigné, et la discussion n’apparaît que lorsqu’elle explique pourquoi une décision a été prise plutôt qu’une autre. Remplissez-le pendant la réunion, pas après ; reconstituer les décisions de mémoire est précisément ce qui fait disparaître à la fois le décideur désigné et le raisonnement. LA STRUCTURE DATE ET PARTICIPANTS · Date, nom de la réunion et heures de début et de fin — cela permet de retrouver ces notes et de voir combien de temps la réunion a réellement duré par rapport à la durée prévue. · Participants, avec le rôle ou l’équipe à côté de chaque nom — une simple liste de noms ne permet pas aux personnes extérieures à la salle de savoir qui était effectivement présent. · Absents, avec une raison en une ligne — une décision prise sans la présence d’une partie prenante clé est un autre type de décision, et le prochain lecteur doit le savoir. ORDRE DU JOUR TRAITÉ · Sujets réellement discutés, et non sujets prévus. Si quelque chose a été ignoré ou reporté, dites-le en une ligne — le passer sous silence est le meilleur moyen de l’oublier deux fois. DÉCISIONS · Liste numérotée. Pour chaque décision : ce qui a été décidé, qui l’a prise (un seul responsable nommé, même en cas de décision collective) et une ligne de justification. · Sans décideur nommé, ce n’est pas une décision — c’est une préférence qui sera remise en question à la prochaine réunion. C’est la raison la plus fréquente pour laquelle ces notes échouent. · Omettez la discussion qui a mené à la décision, sauf si elle explique le « pourquoi » — les pages d’échanges et de va-et-vient n’ont pas leur place dans ce document. ACTIONS