Un modèle professionnel est une structure, pas un document : une liste fixe de sections, chacune ayant une fonction claire, et le modèle de SOP, le modèle d'analyse SWOT, le modèle d'ordre du jour de réunion, le modèle de proposition, le modèle de budget et le modèle de plan de projet ci-dessous sont tous fournis ici dans leur intégralité. Vous n'avez rien à télécharger. Copiez la structure, transmettez-la à Claude ou ChatGPT avec vos informations, et l'AI remplit chaque section en une minute environ. Cet article vous présente ouvertement les six structures, un prompt prêt à copier-coller pour chacune et une note indiquant quel Skill de KissMySkills réalise le travail de bout en bout lorsque vous souhaitez obtenir une mise en forme, des vérifications et un fichier final plutôt qu'un brouillon.
Comment utiliser ces modèles avec l'AI
Chaque modèle de cette page suit le même schéma. Vous commencez par une courte note indiquant quand vous avez réellement besoin du document. Vient ensuite la structure elle-même, section par section : cette liste constitue le modèle. Enfin, un prompt que vous collez dans n'importe quel modèle d'AI, en remplaçant les champs entre crochets par vos propres informations. Le prompt demande au modèle de suivre exactement la structure et d'indiquer toute information inconnue par [TO CONFIRM] au lieu de l'inventer. Cette seule instruction fait la différence entre un brouillon exploitable et une invention présentée avec assurance.
Si vous voulez obtenir le même résultat sans coller un prompt à chaque fois, les générateurs de documents AI gratuits exécutent plusieurs de ces structures dans le navigateur, et les Skills payants de la collection de générateurs de documents professionnels AI intègrent le modèle, les vérifications et la mise en forme dans un seul fichier réutilisable pour Claude, ChatGPT, Gemini ou Copilot.
1. Modèle de SOP (procédure opératoire standard)
Quand vous en avez besoin
Vous avez besoin d'une SOP lorsqu'une tâche est effectuée par plus d'une personne, ou lorsque la seule personne qui la connaît peut être en congé. L'intégration, les audits de conformité, les relais du support client et toute tâche qu'une franchise ou une agence répète pour plusieurs clients nécessitent tous une SOP. Si une tâche ne s'est jamais mal déroulée, vous n'avez probablement pas encore besoin d'une SOP.
Structure
- Titre et numéro de SOP : un identifiant unique, une version et une date d'entrée en vigueur.
- Objectif : une ou deux phrases expliquant ce que la procédure permet d'accomplir et pourquoi elle existe.
- Périmètre : qui et quoi la SOP couvre, ainsi que ce qu'elle exclut explicitement.
- Rôles et responsabilités : chaque rôle concerné et ce dont il est responsable.
- Définitions : termes et abréviations qu'une nouvelle recrue ne connaîtrait pas.
- Prerequisites : prérequis : outils, accès, matériel et conditions nécessaires avant la première étape.
- Procedure : procédure : étapes numérotées, une action par étape, avec le résultat attendu pour chacune.
- Quality checks : contrôles qualité : comment vérifier que l’étape a été correctement réalisée et quoi faire si ce n’est pas le cas.
- Safety, compliance or escalation notes : consignes de sécurité, de conformité ou d’escalade : lorsque cela est pertinent.
- Related documents : documents associés : formulaires, politiques, autres SOP.
- Revision history : historique des révisions : date, auteur, modifications apportées.
Prompt
Option de bout en bout
Le Skill AI SOP Writer (19 $) reprend cette structure et y ajoute une étape de révision : il demande les informations manquantes avant la rédaction, signale les étapes sans contrôle qualité et produit un document numéroté propre que vous pouvez intégrer à un wiki. Pour un SOP unique rapide, le générateur de SOP gratuit applique la même structure dans le navigateur.
2. Modèle d’analyse SWOT
Quand vous en avez besoin
Une analyse SWOT est un instantané d’une page à consulter avant une décision : entrer sur un marché, lancer un produit, rédiger un plan d’affaires ou préparer une réunion stratégique. Elle n’est utile que si chaque élément est spécifique. « Équipe solide » n’est pas une force ; « deux ingénieurs ayant une expérience préalable de la conformité des paiements » en est une.
Structure
- Subject and date : sujet et date : ce qui est précisément analysé (une entreprise, une gamme de produits, une décision) et à quelle date.
- Objective : objectif : la décision que cette analyse SWOT doit éclairer.
- Strengths (internal, positive) : forces (internes et positives) : 4 à 6 éléments, chacun accompagné des éléments qui l’étayent.
- Weaknesses (internal, negative) : faiblesses (internes et négatives) : 4 à 6 éléments, formulés honnêtement.
- Opportunities (external, positive) : opportunités (externes et positives) : évolutions du marché, de la réglementation, des technologies ou de la concurrence dont vous pouvez tirer parti.
- Threats (external, negative) : menaces (externes et négatives) : ce qui pourrait vous nuire, quelles que soient vos actions.
- Cross-analysis : analyse croisée : quelles forces répondent à quelles menaces et quelles faiblesses bloquent quelles opportunités.
- Top 3 implications : les 3 principales implications : les actions ou décisions indiquées par l’analyse.
Prompt
Option de bout en bout
Deux Skill permettent de faire cela correctement. Thomas - Skill AI de consultant en stratégie ($19) réalise une analyse SWOT dans le cadre d’un examen stratégique plus large et remet en question les informations vagues. Elena - Skill AI d’analyste métier ($19) est le meilleur choix lorsque l’analyse SWOT s’inscrit dans un document de recueil des exigences ou d’analyse de rentabilité et doit être accompagnée de références aux éléments probants.
3. Modèle d’ordre du jour de réunion
Quand vous en avez besoin
Toute réunion réunissant plus de deux personnes, comportant une décision à prendre ou représentant un coût de quelques centaines de dollars en temps de travail salarié. Un ordre du jour envoyé la veille raccourcit la réunion d’un tiers, car les participants arrivent après avoir déjà réfléchi.
Structure
- Titre de la réunion, date, heure, lieu ou lien
- Objectif : une phrase et le résultat unique qui ferait de la réunion un succès.
- Participants : obligatoires et facultatifs, avec le nom du responsable (animateur).
- Documents à consulter à l’avance : ce qu’il faut lire ou préparer avant la réunion, avec les liens.
- Points à l’ordre du jour : pour chacun, le sujet, le responsable, le créneau en minutes et le type (informer, discuter, décider).
- Décisions à prendre : répertoriées explicitement afin que personne ne reparte sans savoir si une décision a été prise.
- Sujets à traiter ultérieurement : où placer les sujets hors contexte.
- Prochaines étapes et preneur de notes : qui consigne les actions et où elles seront publiées.
Prompt
Option de bout en bout
Le générateur gratuit d'agendas de réunion produit exactement cette structure dans le navigateur. Si vous souhaitez également traiter les notes et les actions à mener après la réunion, le Skill AI Meeting Notes Generator prend un compte rendu ou vos notes brutes et renvoie en une seule passe les décisions, les responsables et les échéances. Un guide plus détaillé est disponible dans Comment rédiger un agenda de réunion.
4. Modèle de proposition
Quand vous en avez besoin
Une proposition s'adresse à un prospect qui rencontre un problème et qui hésite entre vous, un concurrent et l'inaction. Vous en avez besoin dès que la vente dépasse le cadre d'un simple devis envoyé par e-mail, et toujours lorsque vous répondez à un appel d'offres. La structure ci-dessous convient aussi bien à une proposition de conseil de deux pages qu'à une réponse à un appel d'offres de quarante pages ; les sections restent les mêmes, seule la profondeur change.
Structure
- Couverture et résumé : nom du client, date, paragraphe résumant leur problème et le résultat que vous proposez.
- Compréhension du besoin : leur situation, formulée avec leurs propres mots, pour montrer que vous les avez écoutés.
- Objectifs et critères de réussite : définition mesurable de ce qui indiquera que le travail est terminé.
- Approche proposée : phases ou axes de travail, contenu de chacune et raisons de cette méthode.
- Livrables : éléments concrets qu'ils recevront, présentés sous forme de liste.
- Calendrier et étapes clés : dates ou numéros de semaine pour chaque phase.
- Équipe et expérience pertinente : personnes chargées du travail, avec un ou deux projets comparables.
- Investissement : tarification, échéancier des paiements, éléments inclus et exclus.
- Hypothèses et dépendances : ce dont vous avez besoin de la part du client pour que le plan puisse être mis en œuvre.
- Conditions et prochaines étapes : durée de validité, méthode d'acceptation, première action après la signature.
Prompt
Option de bout en bout
Le Skill de rédaction de réponses aux appels d’offres et propositions avec AI (19 $) associe les exigences d’un appel d’offres à vos réponses, section par section, afin que rien ne soit oublié, puis rédige le texte autour de celles-ci. Pour son équivalent contractuel, le Skill de génération d’énoncé des travaux avec AI transforme la proposition acceptée en énoncé des travaux cadré, avec livrables, critères d’acceptation et contrôle des modifications.
5. Modèle de budget
Quand vous en avez besoin
Vous avez besoin d’un budget lorsque des dépenses seront engagées au fil du temps pour plusieurs postes et que quelqu’un vous demandera ensuite où l’argent est passé. Les budgets annuels des services, les budgets de projet, les budgets de lancement et les budgets de fonctionnement des petites entreprises reposent tous sur la même structure. Un budget sans colonne d’écart n’est qu’une liste de souhaits.
Structure
- En-tête : responsable du budget, période couverte, devise, version et statut d’approbation.
- Hypothèses : effectif, prix, taux de croissance, taux de change et tout autre élément dont dépendent les chiffres.
- Revenus ou financements : par source, par mois ou par trimestre.
- Coûts fixes : loyer, salaires, abonnements, assurance.
- Coûts variables : coût des marchandises, prestataires, dépenses marketing, frais de transaction.
- Coûts ponctuels : équipement, mise en place, frais juridiques.
- Provision pour imprévus : un pourcentage défini et les utilisations possibles.
- Totaux et situation de trésorerie : montant net par période et cumul.
- Colonnes budget par rapport au réel : prévu, réel, écart et note pour chaque écart important.
- Fréquence de révision : qui l’examine, à quelle fréquence et quels événements déclenchent une nouvelle prévision.
Prompt
Option de bout en bout
Le Skill de modèle d'état des flux de trésorerie avec AI construit, période par période, la vue de la situation de trésorerie que la plupart des modèles de budget omettent. Lorsque vous devez rapprocher le budget des résultats réels, le Skill de création de compte de résultat avec AI (19 $) produit un compte de résultat dans un format cohérent, aligné sur les colonnes budgétaires ci-dessus. Aucun des deux ne constitue un conseil financier ; vérifiez les chiffres avec votre comptable avant tout dépôt ou toute levée de fonds.
6. Modèle de plan de projet
Quand vous en avez besoin
Un plan de projet est nécessaire lorsque le travail a une fin définie, implique plusieurs personnes et comporte des dépendances entre les tâches. Si vous pouvez décrire l'ensemble en une liste de contrôle de cinq éléments, faites plutôt cela. Dès que d'autres personnes attendent des résultats liés à des jalons, utilisez la structure ci-dessous.
Structure
- Nom du projet, sponsor, chef de projet, date
- Contexte et objectif : pourquoi le projet existe et le résultat unique qui définit sa réussite.
- Périmètre : inclus dans le périmètre, exclu du périmètre, sous forme de listes.
- Livrables : avec un critère d'acceptation pour chacun.
- Structure de répartition du travail : phases, puis tâches pour chacune, avec un responsable et une estimation.
- Calendrier et jalons : dates de fin des phases et des décisions clés.
- Dépendances : ce qui dépend de quoi, en interne et en externe.
- Rôles et RACI : qui est responsable, qui est redevable, qui est consulté et qui est informé.
- Risques et mesures d'atténuation : les 5 à 8 principaux risques, chacun avec sa probabilité, son impact et une réponse.
- Synthèse budgétaire : un lien vers le modèle budgétaire ci-dessus ou un total en une ligne tiré de celui-ci.
- Plan de communication : fréquence des points d'avancement, canal, audience.
- Contrôle des changements : comment les changements de périmètre sont demandés et approuvés.
Prompt
Option de bout en bout
Cressida - Skill AI de gestion de programme (19 $) intervient à un niveau supérieur à celui d'un plan unique : elle élabore le plan, tient à jour le registre des risques à partir de vos comptes rendus d'avancement et réécrit le calendrier lorsqu'une dépendance prend du retard. Pour des prompts plus courts que vous pouvez réutiliser chaque semaine, consultez Prompts pour les chefs de projet, et pour l'étape de cadrage préalable au plan, consultez Comment rédiger un énoncé des travaux.
Prompt ou compétence ?
Utilisez les prompts gratuits si vous rédigez un document quelques fois par an. Achetez la compétence lorsque vous le produisez chaque semaine, pour plusieurs clients ou pour qu’une autre personne de l’équipe l’exécute : le modèle, les vérifications et la mise en forme accompagnent alors le fichier au lieu de rester dans votre presse-papiers. Chaque compétence du site est un achat unique, fournie sous forme de fichier de compétence .md avec un README, et fonctionne dans Claude (y compris Claude Code), ChatGPT en tant que GPT personnalisé, Gemini en tant que Gem et Copilot. Une garantie de remboursement de 30 jours est incluse, sans aucune question.
Questions fréquemment posées
Ces modèles sont-ils gratuits ?
Oui. Les structures ci-dessus sont les modèles, publiés ouvertement dans cet article. Copiez-les et utilisez-les gratuitement avec n’importe quel modèle AI. La partie payante est la compétence qui les complète, les vérifie et les met en forme pour vous à chaque fois, sans avoir à recoller le prompt.
Quel modèle AI fonctionne le mieux avec ces prompts ?
Tous les modèles actuels de Claude, ChatGPT, Gemini ou Copilot les gèrent. Les prompts sont indépendants du modèle, car ils reposent sur une liste explicite de sections et une règle de signalement des éléments inconnus, et non sur les fonctionnalités d’un modèle particulier.
Puis-je modifier les sections d’un modèle ?
Oui, et vous devriez le faire. Supprimez les sections que vous n’utilisez jamais et ajoutez celles qu’exige votre secteur. Conservez un ordre logique et la règle selon laquelle chaque section a une seule fonction, et l’AI la respectera.
Comment empêcher l’AI d’inventer des chiffres ou des faits ?
Chaque prompt ci-dessus contient l’instruction d’écrire [TO CONFIRM] plutôt que de deviner. Donnez au modèle vos informations réelles sous forme de puces, dites-lui de n’utiliser que celles-ci, puis vérifiez les éléments signalés avant d’envoyer le document où que ce soit.
Les compétences fonctionnent-elles dans Claude Code ou uniquement dans l’application de chat ?
Les deux. La compétence est un fichier .md avec un README : elle se charge donc dans Claude Code ainsi que dans l’application Claude, et le même fichier peut être transformé en GPT personnalisé, en Gem Gemini ou en agent Copilot.
En résumé
La valeur d’un modèle dépend exactement de la structure qu’il impose, et la structure est gratuite. Copiez les six listes de sections ci-dessus, fournissez vos informations à l’AI avec le prompt correspondant, et vous obtenez en une minute une procédure opérationnelle standard, une analyse SWOT, un ordre du jour, une proposition, un budget ou un plan de projet utilisable. Achetez une compétence lorsque vous produisez assez souvent le même document pour que le recollage, la revérification et la remise en forme vous coûtent plus de 19 $ de votre temps.
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