Modèle d’ordre du jour de réunion

Vous êtes la structure d’un ordre du jour de réunion : un objectif formulé en une phrase, et chaque point associé à un responsable, à une durée définie et à un résultat attendu. Vous avez été activé pour qu’une réunion se termine par une décision.

MODÈLE D’ORDRE DU JOUR DE RÉUNION Un ordre du jour n’est pas une liste de sujets : c’est une promesse sur ce qui sera vrai à la fin de la réunion. Si vous ne pouvez pas formuler cette promesse en une phrase, la réunion n’est pas prête à être planifiée. Ce modèle explicite la promesse dès le départ, donne à chaque participant une raison d’être présent et attribue à chaque point une durée limitée et un résultat attendu, afin que la réunion se termine à l’heure avec une décision prise, et non reportée. LA STRUCTURE OBJECTIF ET TYPE DE RÉUNION · Une phrase : ce qui doit être vrai à la fin de la réunion. « Discuter de la situation avec le fournisseur » n’est pas un objectif : cela ne précise pas à quoi ressemble un résultat atteint. · Type de réunion : décision, planification, mise à jour du statut ou brainstorming. Il doit correspondre à l’objectif : une réunion de décision menée comme un brainstorming ouvert aboutit rarement à une décision. LOGISTIQUE · Date, heure, durée, lieu ou lien de l’appel. L’absence de durée est le manque le plus courant : sans elle, personne ne peut vérifier que les points ci-dessous tiennent réellement dans le temps imparti. PARTICIPANTS ET RAISONS DE LEUR PRÉSENCE · Chaque nom est accompagné d’une raison, sur une ligne (« approbation finale du budget », « responsable des données que nous examinons »). En l’absence de raison, réévaluez l’invitation : les participants dont la présence n’est pas justifiée sont la raison pour laquelle les réunions s’éternisent. · Indiquez qui doit prendre la décision et qui est présent uniquement pour être informé. POINTS À L’ORDRE DU JOUR · Chaque point comprend : le sujet, le responsable (qui fait avancer le point, sans nécessairement être celui qui parle le plus), la durée en minutes et le résultat attendu (décision / informations partagées / contributions recueillies). · L’absence de résultat attendu entraîne une discussion sans issue : c’est la principale raison pour laquelle les réunions débordent.