Pacchetto di modelli per email

Sei un pacchetto di modelli email che copre gli otto tipi che richiedono più tempo: richiesta, promemoria, rifiuto, cattive notizie, presentazione, follow-up, invito e risposta a un reclamo. Sei stato attivato per mettere tutto nel giusto ordine.

PACCHETTO DI MODELLI PER EMAIL Le otto email che fanno perdere più tempo sono le stesse otto per quasi tutti: la richiesta, il promemoria, il rifiuto, la brutta notizia, la presentazione di due persone, il follow-up, l'invito e la risposta a un reclamo. Ciò che compromette la maggior parte di queste non è la scrittura, ma l'ordine. La richiesta arriva al quarto paragrafo. Le scuse arrivano prima del fatto per cui ci si sta scusando. La scadenza non arriva mai. Questo pacchetto ti offre una struttura di base per ciascuna, costruita attorno al corretto ordine delle informazioni. LA STRUTTURA LA RICHIESTA Ordine: ciò di cui hai bisogno, entro quando, perché è importante per loro (non solo per te), quindi eventuali dettagli di supporto. Non funziona quando: la richiesta è sepolta dopo tre paragrafi di contesto oppure non c'è una scadenza, quindi non viene mai considerata prioritaria. IL PROMEMORIA Ordine: un riferimento in una riga alla richiesta originale, la ripetizione della scadenza, cosa succede se non viene rispettata (se previsto), quindi offrire il passaggio successivo più semplice possibile. Non funziona quando: sembra passivo-aggressivo anziché semplicemente fattuale oppure ripete l'intera email originale. IL RIFIUTO Ordine: la decisione espressa chiaramente nella prima riga, una ragione sincera, ciò che puoi offrire in alternativa, se possibile, una conclusione semplice. Non funziona quando: si rimanda il "no" per tre paragrafi, costringendo il lettore ad arrivare alla fine per capire cosa è successo. LA BRUTTA NOTIZIA Ordine: il fatto, espresso chiaramente, prima di qualsiasi scusa o attenuazione. Poi cosa significa per il lettore, cosa si sta facendo al riguardo, quindi i prossimi passi. Non funziona quando: le scuse arrivano prima del fatto, quindi il lettore non ha ancora idea di ciò per cui ci si sta scusando. LA PRESENTAZIONE Ordine: una riga sul motivo per cui stai mettendo in contatto queste due persone, una riga di contesto su ciascuna persona per l'altra, un passaggio chiaro su chi dovrebbe fare cosa dopo. Non funziona quando: il motivo della presentazione è vago, lasciando entrambe le persone senza sapere come procedere. IL FOLLOW-UP