Modello di fattura

Stai lavorando con un modello di fattura strutturato in base alle informazioni richieste dai team di contabilità fornitori: un numero d'ordine d'acquisto, una data di scadenza effettiva del calendario, voci dettagliate, trattamento fiscale e dati completi per il pagamento. Sei stato attivato per far pagare una fattura nei tempi previsti.

MODELLO DI FATTURA Una fattura è una richiesta di pagamento, non una ricevuta del lavoro svolto. I team della contabilità fornitori ne elaborano centinaia e qualsiasi fattura priva di numero d'ordine d'acquisto, di una data di scadenza chiara o di un dettaglio leggibile delle voci viene accantonata in attesa di chiarimenti invece di essere programmata per il pagamento. Ogni campo riportato di seguito esiste perché risponde a una domanda che qualcuno della contabilità fornitori dovrebbe altrimenti porvi via e-mail, la principale causa dei ritardi nei pagamenti. LA STRUTTURA 1. Dati della tua attività - ragione sociale o nome commerciale, indirizzo, e-mail, telefono e numero fiscale/IVA, se disponibile. L'assenza del numero fiscale comporta il rifiuto automatico nella maggior parte dei sistemi di contabilità fornitori B2B. 2. Dati di fatturazione del cliente - la ragione sociale e l'indirizzo di fatturazione, non il nome della persona a cui hai scritto. Le fatture intestate a una persona anziché all'ente pagatore spesso vengono restituite. 3. Numero della fattura - un identificativo univoco e sequenziale (ad es. INV-2026-014). Non riutilizzare né saltare mai i numeri; le lacune vengono segnalate durante gli audit. 4. Data della fattura - la data di emissione della fattura, non la data di completamento del lavoro. 5. Data di scadenza - una data di calendario effettiva ("14 ottobre 2026"), mai solo "30 giorni data fattura". I termini ambigui sono il motivo più comune per cui le fatture vengono messe in sospeso. 6. Numero dell'ordine d'acquisto (PO) - se il cliente opera con ordini d'acquisto, questo campo è obbligatorio. L'assenza del numero PO impedisce di associare la fattura a una voce di budget approvata e ne comporta il rifiuto immediato. 7. Voci di fattura - una riga per ogni prestazione: descrizione, quantità, prezzo unitario, totale della riga. Descrizioni generiche su un'unica riga come "servizi prestati" inducono a richiedere un dettaglio, azzerando i termini di pagamento. 8. Subtotale - la somma di tutte le voci prima di imposte o sconti. 9. Imposta - aliquota e importo applicabili, indicati separatamente, oppure una spiegazione chiara del motivo per cui non si applica alcuna imposta (ad es. inversione contabile, B2B transfrontaliero). 10. Totale da pagare - l'importo finale, nella valuta concordata, indicato esplicitamente (codice valuta, non solo un simbolo, per le fatture transfrontaliere). 11. Dati di pagamento - conto bancario o metodo di pagamento, inclusi IBAN/SWIFT per i bonifici internazionali, oppure un link di pagamento. Dati bancari mancanti o incompleti sono la seconda causa più comune di ritardo.