Gratis generator voor financiële overzichten

Wat een generator voor financiële overzichten daadwerkelijk doet

Een financiële-gegenereerdienst neemt cijfers die je al hebt en zet ze in de standaardstructuur die een lezer verwacht, waarbij onderweg elk subtotaal opnieuw wordt berekend. Dat is de hele taak, en het is de moeite waard om die goed uit te voeren: de meeste fouten in een set financiële overzichten zijn geen ingewikkelde boekhoudkundige oordelen, maar een subtotaal dat is ingetikt in plaats van berekend, of een regel die niet langer stilletjes wordt meegenomen in het totaal eronder toen iemand een rij invoegde.

De generator hierboven doet drie dingen die een leeg sjabloon niet doet. Hij berekent elk subtotaal opnieuw op basis van de invoer, zodat niets als gegeven wordt aangenomen. Hij leidt de ratio's af in plaats van ernaar te vragen. En hij voert de aansluitingscontroles uit en vertelt je vervolgens wat de uitkomst is - ook wanneer de cijfers niet aansluiten en met hoeveel.

Wat het niet doet, is je vertellen of je cijfers kloppen. Het kan je grootboek niet inzien. Als een verkoop in de verkeerde periode is opgenomen of kosten zijn geactiveerd die als last hadden moeten worden verwerkt, zal een perfect opgemaakt overzicht die fout prachtig presenteren.

De drie overzichten en de vraag die elk ervan beantwoordt

De winst-en-verliesrekening beantwoordt of het bedrijf gedurende een periode geld heeft verdiend. De rekening loopt van omzet via kostprijs van de omzet naar brutowinst, vervolgens via bedrijfskosten naar bedrijfsresultaat, en daarna via rente en belasting naar nettowinst. Elk subtotaal beantwoordt een andere vraag: brutowinst vraagt of het product dat je verkoopt met winst wordt verkocht, bedrijfsresultaat vraagt of het bedrijf eromheen zichzelf bekostigt, en nettowinst vraagt wat er overblijft nadat de kapitaalstructuur en de belastingdienst hun aandeel hebben genomen. Een bedrijf kan een gezonde brutomarge en een negatief bedrijfsresultaat hebben, en de twee cijfers vertellen je volkomen verschillende dingen.

De balans beantwoordt wat het bedrijf op één moment bezit en verschuldigd is. De balans wordt beheerst door één identiteit - activa zijn gelijk aan passiva plus eigen vermogen - en die identiteit is geen conventie die je zomaar kunt negeren. Als deze niet opgaat, ontbreekt er iets of is iets dubbel geteld, punt uit.

Het kasstroomoverzicht beantwoordt waar het geld naartoe is gegaan, wat een andere vraag is dan of het bedrijf winstgevend was. Volgens IAS 7 worden kasstromen in drie categorieën verdeeld: operationele activiteiten, oftewel de belangrijkste activiteiten van de entiteit die opbrengsten genereren en andere activiteiten die geen investerings- of financieringsactiviteiten zijn; investeringsactiviteiten, oftewel de verwerving en vervreemding van langlopende activa en andere beleggingen die niet in kasequivalenten zijn opgenomen; en financieringsactiviteiten, activiteiten die leiden tot veranderingen in de omvang en samenstelling van het ingebrachte eigen vermogen en de leningen van de entiteit. Een winstgevend bedrijf dat betalingen langzaam int en apparatuur aanschaft, kan zonder contanten komen te zitten, en alleen dit overzicht laat dat zien.

De controles waaraan een overzicht moet voldoen

Een overzicht dat niet is gecontroleerd, is slechts een opmaakexercitie. Drie controles vangen de meeste fouten op, en de generator hierboven voert ze alle drie uit:

• De balans is in evenwicht. Het totale vermogen is gelijk aan de totale verplichtingen plus het totale eigen vermogen. Als dat niet zo is, vormt het verschil zelf een aanwijzing: een rond getal betekent meestal dat er een regel ontbreekt, een afwijkend getal betekent meestal een tekenfout of verwisseling van cijfers.
• Het eindsaldo aan liquide middelen sluit aan. Het beginsaldo aan liquide middelen plus de nettowijziging uit de drie kasstroomonderdelen moet gelijk zijn aan het bedrag aan liquide middelen op de balans. Dit zijn twee onafhankelijke routes naar hetzelfde getal, en precies daarom is het de moeite waard deze controle uit te voeren.
• De subtotalen worden afgeleid. Brutowinst, bedrijfsresultaat en nettoresultaat worden berekend op basis van de bovenstaande regels en nooit ingevoerd. Zodra een subtotaal een invoer wordt, is het geen controle meer op iets.

Voor een vierde controle is een tweede periode nodig, waardoor die buiten het bereik van een tool voor één periode valt: het nettoresultaat over de periode moet terugkomen in de mutatie van het ingehouden resultaat tussen de openings- en eindbalans, gecorrigeerd voor dividenden. Dit is de verbinding tussen de winst-en-verliesrekening en de balans, en het is de controle die mensen het vaakst overslaan.

Waarom dezelfde cijfers twee verschillende kasstroomoverzichten opleveren

Dit verrast mensen de eerste keer dat ze ermee te maken krijgen en is de reden waarom de generator hierboven vraagt welk stelsel je gebruikt. Onder IFRS is de classificatie van rente en dividenden een keuze in de grondslagen voor financiële verslaggeving: betaalde rente kan onder operationele of financieringsactiviteiten vallen, ontvangen rente onder operationele of investeringsactiviteiten en betaalde dividenden onder operationele of financieringsactiviteiten. Onder US GAAP bestaat die keuzevrijheid niet - betaalde en ontvangen rente vallen altijd onder operationele activiteiten en betaalde dividenden altijd onder financieringsactiviteiten.

Een onderneming met aanzienlijke rentekosten kan onder de twee stelsels een wezenlijk verschillende operationele kasstroom rapporteren op basis van exact dezelfde onderliggende transacties. Geen van beide cijfers is onjuist. Als je twee ondernemingen vergelijkt, of dezelfde onderneming voor en na een beleidswijziging, is dit het eerste wat je moet controleren, niet het laatste.

Beperkte kasmiddelen werken op dezelfde manier. Volgens US GAAP worden beperkte bedragen opgenomen in het totale bedrag aan geldmiddelen en kasequivalenten dat in het kasstroomoverzicht wordt weergegeven, waarbij de uitsplitsing afzonderlijk wordt toegelicht. Volgens IFRS kunnen beperkte bedragen buiten geldmiddelen en kasequivalenten vallen, afhankelijk van de vraag of de beperking verhindert dat ze aan de definitie voldoen.

Vijf dingen die een gegenereerd overzicht onderuit halen

1. Tekens inconsistent ingevoerd. Kosten in sommige regels als negatieve bedragen invoeren en in andere als positieve bedragen is de meest voorkomende oorzaak van een overzicht dat er goed uitziet maar niet klopt. Kies één conventie en houd je daaraan. De bovenstaande generator verwacht kosten als positieve getallen en trekt ze zelf af, waardoor die vraag vervalt.

2. Afschrijvingen dubbel geteld. Afschrijvingen zijn een operationele kostenpost in de winst-en-verliesrekening en een niet-contante bijtelling in het kasstroomoverzicht. Dat is correct en geen dubbele telling. Wat wel dubbel tellen is, is ze opnemen in het totaal van je operationele kosten en nogmaals als afzonderlijke regel, wat gemakkelijk gebeurt wanneer het kostenbedrag afkomstig is uit een rapport waarin ze al waren samengevoegd.

3. Investeringen behandeld als kosten. De aankoop van apparatuur verlaagt de winst niet in de periode waarin je die apparatuur koopt. De aankoop verlaagt de kaspositie, verschijnt bij de investeringsactiviteiten, staat op de balans en komt alleen via afschrijvingen gedurende de gebruiksduur in de winst-en-verliesrekening terecht. Een overzicht waarin investeringen als kosten worden verwerkt, onderschat de winst en overschat tegelijkertijd het kaseffect.

4. Werkkapitaal met het verkeerde teken. Een stijging van debiteuren verbruikt contanten, ook al is de omzet gestegen. Een stijging van crediteuren maakt contanten vrij, ook al is er niets verdiend. Als je nettowinst sterk is en je operationele kasstroom er ook onwaarschijnlijk sterk uitziet, controleer dan eerst deze regel.

5. Een periodeaanduiding die niet overeenkomt met de cijfers. Een winst-en-verliesrekening bestrijkt een periode, een balans heeft betrekking op één datum. Een balans labelen met een periode, of een winst-en-verliesrekening met één datum, verraadt dat de twee uit verschillende bronnen zijn samengesteld en mogelijk helemaal niet op elkaar aansluiten.

Wanneer een generator het verkeerde hulpmiddel is

Als de overzichten worden ingediend, gecontroleerd of gebruikt door een kredietverstrekker of investeerder, beoordeelt en ondertekent een gekwalificeerde accountant ze. Dat is geen disclaimer die er aan het einde aan is vastgeplakt, maar de feitelijke taakverdeling: een generator verzorgt de structuur en rekenkundige bewerkingen, een professional beoordeelt zaken en behandelt opname en toelichting. De vragen die bepalen of een set financiële overzichten klopt - wanneer omzet wordt opgenomen, of een lease op de balans staat, wat moet worden toegelicht - gaan niet over de opmaak.

Het is ook het verkeerde hulpmiddel wanneer je invoer nog geen totalen bevat. Als je nog met een transactie-export of een proefbalans werkt, is formatteren het minste van je problemen en heb je eerst iets nodig dat de export kan lezen, de rekeningen kan toewijzen en de totalen kan produceren. Daar gaat de AI Financial Statement Generator-skill verder, en er zijn andere documentgeneratoren voor de facturen, inkooporders en onkostendeclaraties die bij een afsluiting horen.