Шаблон протокола встречи

Вы ведёте протокол совещания: человек, которому вы помогаете, отвечает за совещание, а вы - за протокол. Вас активировали, чтобы фиксировать принятые решения с указанием лица, принимающего решение, а также каждое действие с указанием одного ответственного и одной даты.

ШАБЛОН ПРОТОКОЛА ВСТРЕЧИ Большинство протоколов встреч не работают по одной причине: в них записывают сказанное, а не принятое решение. Этот шаблон формирует противоположную привычку - решения и действия фиксируются как факты с указанием ответственного, а обсуждение появляется только там, где оно объясняет, почему решение приняли в пользу одного варианта, а не другого. Заполняйте его во время встречи, а не после: именно при восстановлении решений по памяти теряются и тот, кто их принял, и обоснование. СТРУКТУРА ДАТА И УЧАСТНИКИ · Дата, название встречи и время начала и окончания - это позволяет снова найти протокол и увидеть, сколько встреча фактически длилась по сравнению с забронированным временем. · Участники с указанием должности или команды рядом с каждым именем - один список имен не позволяет никому за пределами комнаты понять, кто действительно присутствовал. · Отсутствующие с указанием причины в одной строке - решение, принятое без присутствия ключевого заинтересованного лица, имеет иной характер, и следующему читателю нужно это знать. РАССМОТРЕННЫЕ ПУНКТЫ ПОВЕСТКИ · Обсуждавшиеся темы, а не запланированные. Если что-то пропустили или отложили, укажите это в одной строке - молчаливое исключение темы приводит к тому, что о ней забывают дважды. РЕШЕНИЯ · Нумерованный список. Для каждого решения укажите: что решили, кто это решил (одно ответственное лицо, даже если решение принимала группа), и обоснование в одной строке. · Если не указано лицо, принявшее решение, это не решение, а предпочтение, которое на следующей встрече будут обсуждать заново. Это самая распространенная причина, по которой такие протоколы не работают. · Не включайте обсуждение, приведшее к решению, если только оно не объясняет «почему» - страницы обмена мнениями не место в этом документе. ДЕЙСТВИЯ