Een workflowtemplate is gewoon een prompt die je niet steeds opnieuw hoeft te schrijven. In plaats van elke maandag dezelfde taak vanaf nul te beschrijven, sla je de structuur één keer op — de invoer, de stappen en het gewenste uitvoerformaat — en gebruik je die opnieuw. Goede ChatGPT-workflowtemplates (die net zo goed werken in Claude of in elke AI-chat) maken het verschil tussen AI gebruiken als een slimme gadget en AI gebruiken als een betrouwbaar onderdeel van hoe het werk wordt gedaan. Hieronder staan de templates die het waard zijn om te bewaren, gegroepeerd naar het soort werk waarvoor ze bedoeld zijn.
Wat maakt een template tot een template
Drie dingen onderscheiden een herbruikbare workflow van een wegwerpprompt. De workflow benoemt de invoer met duidelijke placeholders — [het document], [het publiek], [de cijfers van vorige maand]. De stappen zijn expliciet, zodat de uitvoer elke keer consistent is. En het uitvoerformaat ligt vast — een tabel, vijf opsommingstekens, een conceptmail — zodat je niet alles handmatig hoeft te herformatteren. Als je die drie goed hebt geregeld, is dezelfde template geschikt voor honderd situaties.
Communicatieworkflows
De grootste winst zit in de taken die het vaakst voorkomen. Een template voor het opstellen van antwoorden die een binnenkomend bericht plus je intentie omzet in een duidelijke reactie die bij de toon past. Een template voor van vergadering naar acties die ruwe notities omzet in een beslislogboek en een takenlijst met verantwoordelijken. Een template voor statusupdates die een week werk omzet in de drie regels die je manager daadwerkelijk leest. Deze workflows draaien dagelijks, dus zelfs een kleine tijdsbesparing stapelt zich snel op.
Contentworkflows
Alles wat je op vaste momenten produceert, verdient een template. Een workflow voor hergebruik die één lang stuk omzet in socialmediaberichten, de tekst voor de nieuwsbrief en een samenvatting — we behandelen dit uitgebreid in één blogpost hergebruiken voor een maand aan content. Een template voor van briefing naar opzet die een verzoek van één regel omzet in een gestructureerd concept. Een editingtemplate die een concept controleert aan de hand van een vaste lijst: duidelijkheid, lengte, toon en de woorden die je hebt verboden.
Analyserende workflows
Templates komen het best tot hun recht wanneer de stappen ertoe doen. Een workflow voor het samenvatten van gegevens die een rommelige export verwerkt en de drie veranderingen en hun mogelijke betekenis teruggeeft. Een template voor documentbeoordeling die een lang bestand leest en de risico's, verplichtingen en te stellen vragen teruggeeft — nuttig voor alles van contracten tot rapporten. Een researchtemplate die verzamelt, sorteert en bronnen vermeldt in plaats van een muur tekst te dumpen.
Operationsworkflows
Hier veranderen templates in iets groters. Een workflow voor het opstellen van SOP's die ‘hoe we dit doen’ omzet in een duidelijke, herhaalbare procedure. Een onboardingtemplate die op basis van een functieomschrijving een 30/60/90-dagenplan opstelt. Een triagetemplate die een inbox of backlog sorteert op urgentie en verantwoordelijke. Verbind genoeg van deze templates met elkaar en je voert ze niet langer één voor één uit: je voert een proces uit.
Wanneer templates het chatvenster ontgroeien
Opgeslagen prompts werken uitstekend totdat een workflow veel stappen heeft die van elkaar afhankelijk zijn: eerst verzamelen, dan sorteren, vervolgens opstellen, opmaken en controleren. Op dat moment bewaak je een keten van prompts en gaat het vaak mis bij de overdrachten. Dat is het punt waarop een agent zijn prijs waarmaakt: hij houdt de volledige workflow met meerdere stappen bij elkaar als één geconfigureerd proces, zodat je hem één keer activeert en hij de keten uitvoert. Een operations agent is precies gemaakt voor het herhaalbare werk met meerdere fasen waar templates tegen hun grenzen aanlopen.
Begin met vijf, niet met vijftig
De fout is dat je templates verzamelt die je nooit gebruikt. Kies de vijf taken die je echt elke week herhaalt, maak van elk een goede template met invoer en een vaste uitvoer en bewaar ze binnen één klik bereik. Zodra ze je echt tijd besparen, voeg je er meer toe en maak je van de meest intensieve taken een agent. Een kleine set templates die je daadwerkelijk gebruikt, is beter dan een bibliotheek die je bewondert maar negeert.
Wanneer een workflow te veel stappen heeft om handmatig te bewaken, voert Arthur de hele keten uit als één proces: verzamelen, sorteren, opstellen, opmaken, controleren. Werkt met Claude, ChatGPT of elke AI-chat.
Arthur bekijken →
