ChatGPT- und Claude-prompts für Buchhalter, Buchhalterinnen und CFOs funktionieren am besten, wenn sie die Rolle benennen, die tatsächlichen Zahlen einfügen, um eine Ausgabe bitten und die Herleitung verlangen. Das ist das Muster hinter jedem prompt in diesem Leitfaden. Wenn Sie nach „AI für Buchhalter“ oder einem „Accounting-GPT“ gesucht und nur vage Beispiele gefunden haben, ist dies die praktische Version: 25 getestete prompts zu Buchhaltung und Monatsabschluss, Finanzabschlüssen, Cashflow-Prognosen, Abweichungsanalysen und der Kommunikation mit Führungskräften und Kunden sowie eine Vorlage für eine Cashflow-Prognose und eine Checkliste für den Monatsabschluss, die Sie in Ihre eigenen Dateien kopieren können.
Auf dieser Seite
- So verwenden Sie diese prompts
- Prompts für Buchhaltung und Monatsabschluss
- Prompts für Berichterstattung und Finanzabschlüsse
- Forecasting- und Cashflow-prompts
- Analyse- und Abweichungs-Prompts
- Prompts für die Kommunikation mit Führungskräften und Kunden
- Vorlage für die Cashflow-Prognose: die in prompt 11 einzufügende Struktur
- Checkliste für den Monatsabschluss: die in prompt 5 einzufügende Struktur
- Aufgabentabelle: Zu welchem prompt, Generator oder Skill Sie greifen sollten
- Häufig gestellte Fragen
- Das Wichtigste
Bevor wir beginnen: Nichts hier stellt eine Finanz-, Buchhaltungs- oder Steuerberatung dar. Diese prompts erstellen Entwürfe und Analysen zur Prüfung durch einen qualifizierten Buchhalter. Jede Zahl muss geprüft werden, bevor sie eingereicht, an einen Kreditgeber gesendet oder einem Kunden gezeigt wird.
AI-Buchhaltungs-Skill
Selma - Buchhaltungs-Skill für AI
Lädt einen dauerhaften Buchhaltungsprozess in Claude oder ChatGPT: Kategorisierungsregeln, Abstimmungsprüfungen und eine Monatsabschlussroutine, sodass Sie die folgenden prompts nicht mehr wiederholt eingeben müssen.
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So verwenden Sie diese prompts
Jeder folgende prompt hat dieselbe Struktur: eine Rolle („agieren Sie als prüfender Buchhalter“), den Kontext ([paste trial balance]), eine Aufgabe, ein festes Ausgabeformat und eine Anweisung, Annahmen zu kennzeichnen. Ersetzen Sie die [brackets] durch Ihre eigenen Daten. Die prompts funktionieren in Claude, ChatGPT, Gemini und Copilot. Wenn Sie sich täglich dabei ertappen, denselben Kontext erneut einzugeben (Ihren Kontenplan, Ihr Berichtsformat, Ihre Wesentlichkeitsgrenze), ist das der Punkt, an dem ein wiederverwendbarer Skill besser ist als ein prompt. Wir behandeln das in der Aufgabentabelle gegen Ende.
Zwei Gewohnheiten machen einen großen Unterschied. Bitten Sie erstens jedes Mal um die Zuordnung oder Herleitung, damit ein Prüfer die Ausgabe in wenigen Minuten kontrollieren kann, statt sie erneut zu erstellen. Zweitens weisen Sie das Modell an, zwischen Berechnetem und Abgeleitetem zu unterscheiden. Ein AI-Buchhalter, der seine Vermutungen verbirgt, ist gefährlicher als gar kein Buchhalter.
Prompts für Buchhaltung und Monatsabschluss
Das sind die prompts, die das Abtippen des Monatsabschlusses überflüssig machen. Fügen Sie echte Hauptbuchdaten ein, bitten Sie um eine Ausgabe und fordern Sie immer die Herleitung an.
Prompt 1: Bankfeed kategorisieren
Agieren Sie als Buchhalter für ein Unternehmen der Branche [industry] mit [accounting software]. Hier ist unser Kontenplan: [paste chart of accounts]. Ordnen Sie jede der folgenden Banktransaktionen dem wahrscheinlichsten Konto zu, fügen Sie für jede eine Vertrauensstufe (hoch, mittel, niedrig) hinzu und listen Sie separat jede Transaktion auf, zu der Sie weitere Informationen von mir benötigen. Transaktionen: [paste bank lines with date, description, amount].
Prompt 2: Differenzen bei Abstimmungen
Du stimmst unser [bank account name] für [month, year] ab. Buchsaldo laut Hauptbuch: [amount]. Schlussbestand laut Kontoauszug: [amount]. Hier sind die Buchungen im Hauptbuch: [paste]. Hier sind die Positionen des Kontoauszugs: [paste]. Ordne die Positionen einander zu, liste jede nicht zugeordnete Position auf beiden Seiten mit einer wahrscheinlichen Erklärung auf (zeitliche Differenz, Duplikat, fehlende Buchung, Gebühr) und zeige die Abstimmungspositionen, die die beiden Salden miteinander in Einklang bringen.
Prompt 3: Abgrenzungen und aktive Rechnungsabgrenzungen
Prüfe diese Rechnungen und Verträge und teile mir mit, für welche eine Abgrenzung oder aktive Rechnungsabgrenzung zum [month-end date] erforderlich ist. Gib für jeden Fall die Berechnung, den Buchungssatz (Soll und Haben, Konten aus dieser Liste: [paste relevant accounts]) und das Datum der Auflösung an. Zeige deine Rechenwege, damit ein Prüfer sie nachvollziehen kann. Dokumente: [paste invoice details with service periods and amounts].
Prompt 4: Prüfung von Anlagen und Abschreibungen
Hier ist unser Anlagenverzeichnis: [paste asset, cost, acquisition date, useful life, method, accumulated depreciation]. Berechne für [month] den Abschreibungsaufwand für jede Anlage, markiere alle Anlagen, die offenbar vollständig abgeschrieben sind, aber weiterhin mit einem Abschreibungsaufwand geführt werden, und markiere alles, was in diesem Zeitraum angeschafft wurde, aber für das noch keine Abschreibung begonnen hat. Stelle die Ergebnisse als Tabelle mit einer Gesamtsumme dar, die ich als eine Buchung erfassen kann.
Prompt 5: Prüfung des Monatsabschlusses
Agieren Sie als prüfender Buchhalter. Hier ist unsere Checkliste für den Monatsabschluss mit Statusangaben: [paste]. Hier ist der Entwurf der Summen- und Saldenliste: [paste]. Identifizieren Sie alles auf der Checkliste, was unvollständig ist oder nicht mit der Summen- und Saldenliste übereinstimmt, zum Beispiel ein Bilanzkonto mit einem ungewöhnlichen Saldo, nicht ausgeglichene Verrechnungskonten oder nicht abgestimmte konzerninterne Salden. Ordnen Sie die Probleme nach dem Risiko einer falschen Darstellung und teilen Sie mir mit, welche Nachweise ich vor der Freigabe jeweils beifügen sollte.
Prompts für Berichterstattung und Finanzabschlüsse
Ein Prompt zur Erstellung von Finanzabschlüssen ist nur so gut wie die Summen- und Saldenliste, die du einfügst. Bestehe auf einer sichtbaren Kontenzuordnung und darauf, dass das Modell angibt, wenn eine Zahl fehlt, statt sie zu ergänzen.
Prompt 6: GuV-Entwurf aus einer Summen- und Saldenliste
Verwende diese Summen- und Saldenliste für [period]: [paste accounts and balances] und erstelle eine Gewinn- und Verlustrechnung in dieser Struktur: Umsatzerlöse nach Geschäftsbereich, Umsatzkosten, Bruttogewinn und Marge, nach [your groupings] gruppierte betriebliche Aufwendungen, EBITDA, Abschreibungen, Zinsaufwand, Steuern, Nettogewinn. Ordne jedes Konto der Summen- und Saldenliste einer Position zu und zeige mir die Zuordnung separat, damit ich sie prüfen kann. Erfinde keine Zahl, die nicht in der Summen- und Saldenliste enthalten ist.
Prompt 7: Bilanz mit Prüfungen
Erstellen Sie zum [date] aus dieser Summen- und Saldenliste eine Bilanz: [paste]. Gliedern Sie in kurzfristige Vermögenswerte, langfristige Vermögenswerte, kurzfristige Verbindlichkeiten, langfristige Verbindlichkeiten und Eigenkapital. Bestätigen Sie, dass die Summe der Vermögenswerte der Summe aus Verbindlichkeiten und Eigenkapital entspricht. Falls dies nicht der Fall ist, teilen Sie mir mit, um welchen Betrag die Bilanz nicht aufgeht und welche Konten wahrscheinlich nicht zugeordnet wurden. Fügen Sie eine kurze Anmerkung zu jedem Konto hinzu, dessen Vorzeichen des Saldos falsch erscheint (zum Beispiel ein Habensaldo bei Forderungen).
Prompt 8: Kapitalflussrechnung nach der indirekten Methode
Erstellen Sie eine Kapitalflussrechnung nach der indirekten Methode für [period] unter Verwendung der Eröffnungsbilanz [paste], der Schlussbilanz [paste] und der GuV für den Zeitraum [paste]. Zeigen Sie die Bereiche operativer Tätigkeit, Investitionstätigkeit und Finanzierungstätigkeit, leiten Sie den Nettogewinn zum Cashflow aus betrieblicher Tätigkeit über, wobei jede Veränderung des Working Capital aufgeführt wird, und bestätigen Sie, dass der Endbestand an liquiden Mitteln mit der Bilanz übereinstimmt. Kennzeichnen Sie jede Veränderung, die Sie annehmen mussten.
Prompt 9: Management-Reporting-Paket
Erstellen Sie aus diesen Finanzdaten ein vierseitiges monatliches Management-Reporting-Paket für [company] für [month]: Seite 1: Kennzahlen und drei Sätze zum Monat, Seite 2: GuV im Vergleich zum Budget und zum Vorjahr, Seite 3: Bilanz und liquide Mittel, Seite 4: KPIs [list KPIs]. Daten: [paste]. Verfassen Sie die Erläuterungen in einfacher Sprache für einen Eigentümer ohne Finanzkenntnisse und markieren Sie jede Stelle, an der Sie zusätzlichen Kontext von mir benötigen, der aus den Zahlen nicht ersichtlich ist.
Prompt 10: Entwurf von Anhangangaben und Offenlegungen
Erstellen Sie den Anhang zum Jahresabschluss für [entity] für das am [date] endende Geschäftsjahr nach [GAAP / IFRS / local framework] für folgende Bereiche: Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, Umsatzrealisierung, Sachanlagen, Darlehen und verbundene Parteien. Verwenden Sie diese Informationen: [paste]. Wenn das Regelwerk bestimmte Angabepflichten enthält, bei denen Sie unsicher sind, weisen Sie ausdrücklich darauf hin, statt zu raten, und listen Sie die Fragen auf, die ich mit einem qualifizierten Buchhalter klären sollte.
Wenn die Struktur der Abschlüsse bereits vorbereitet sein soll und Sie nur noch die Summen- und Saldenliste einfügen möchten, übernehmen der AI P&L Builder Skill (19 $) und der AI Balance Sheet Generator Skill (19 $) die Zuordnung und die Prüfungen für Sie. Außerdem gibt es eine Übersichtsseite zum Generator für Finanzberichte, auf der erklärt wird, wie die drei Abschlüsse zusammenhängen.
Forecasting- und Cashflow-prompts
Cashflow-Prognosen sind der Bereich, in dem AI die meisten Stunden einspart, weil die Berechnungen mühsam und die Struktur standardisiert sind. Geben Sie der AI Daten, Beträge und Zahlungsverhalten und lassen Sie sie die Annahmen auflisten.
Prompt 11: 13-Wochen-Cashflow-Prognose
Erstellen Sie ab [date] eine direkte 13-Wochen-Cashflow-Prognose. Anfangsbestand an liquiden Mitteln: [amount]. Wöchentliche Zahlungseingänge: [paste Debitorenbuch mit Fälligkeitsdaten und erwartetem Zahlungsverhalten]. Wöchentliche Zahlungen: Löhne und Gehälter [amount und dates], Miete [amount und dates], Lieferanten [paste Kreditoren mit Fälligkeitsdaten], Steuern [amounts und dates], Darlehenstilgungen [amounts und dates]. Zeigen Sie für jede Woche den Anfangsbestand an liquiden Mitteln, Zahlungseingänge, Zahlungen, Endbestand an liquiden Mitteln und den niedrigsten Bestand im Zeitraum. Listen Sie alle getroffenen Annahmen in einem Block am Anfang auf.
Prompt 12: Szenario-Cashflow-Prognose
Nehmen Sie diese Cashflow-Prognose für das Basisszenario: [paste]. Erstellen Sie zwei weitere Versionen: ein Negativszenario, in dem sich Zahlungseingänge um [x] Wochen verzögern und der Umsatz um [y] Prozent sinkt, sowie ein Positivszenario mit [describe]. Stellen Sie die drei Cash-Bestände zum Monatsende nach Monaten nebeneinander dar, identifizieren Sie für jedes Szenario den ersten Monat, in dem ein Mindestbestand an liquiden Mitteln von [amount] unterschritten wird, und listen Sie die drei Maßnahmen mit dem größten Cash-Effekt auf, die im Negativszenario ergriffen werden könnten.
Prompt 13: Rollierendes 12-Monats-Budget
Erstellen Sie ab [start month] für [company] ein rollierendes 12-Monats-Budget. Gehen Sie von diesen Ist-Zahlen der letzten sechs Monate aus: [paste]. Wenden Sie diese Annahmen an: Umsatzwachstum von [x] Prozent pro Monat, Personalplan [paste], bekannte Kostenänderungen [paste], Saisonalität [describe]. Geben Sie ein monatliches GuV-Budget sowie eine Zusammenfassung der Annahmen aus, einschließlich der drei Annahmen, die das Ergebnis am stärksten beeinflussen und die ein CFO hinterfragen sollte.
Prompt 14: Umsatz- und Forderungsprognose
Hier ist unser Bericht über überfällige Forderungen: [paste Kunde, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Betrag, Tage überfällig]. Schätzen Sie auf Grundlage dieses Zahlungsverhaltens: [paste oder beschreiben Sie die typischen Zahlungsfristen nach Kunde], wie viel Cash wir in jeder der nächsten acht Wochen vereinnahmen werden, listen Sie die Kunden auf, bei denen am ehesten eine Überschreitung von 60 Tagen zu erwarten ist, und erstellen Sie eine kurze Prioritätenliste für das Forderungsmanagement mit der empfohlenen Maßnahme für jeden Kunden.
Prompt 15: Working Capital und Runway
Berechnen Sie anhand dieser Zahlen unseren Working-Capital-Zyklus (Days Sales Outstanding, Days Payable Outstanding, Days Inventory Outstanding) und unsere Cash-Runway bei der aktuellen monatlichen Cash-Burn-Rate: Umsatz [amount], Umsatzkosten [amount], Forderungen [amount], Verbindlichkeiten [amount], Lagerbestand [amount], liquide Mittel [amount], durchschnittlicher monatlicher Netto-Cash-Abfluss [amount]. Erklären Sie jede Kennzahl in einem Satz für einen Gründer und schlagen Sie die zwei Hebel vor, die die Runway am wahrscheinlichsten verlängern.
Für eine wiederholbare Version der Prompts 11 bis 15 legt das AI Cash Flow Statement Template Skill das Layout fest, und der Petra - FP&A Analyst AI Skill (19 $) deckt Budgets, Szenarien und Treiber ab. Wir haben eine ausführlichere Anleitung in So verwenden Sie Claude für FP&A und So verwenden Sie Claude für Cashflow-Prognosen verfasst.
Analyse- und Abweichungs-Prompts
Abweichungsanalyse ist eine Aufgabe der Mustererkennung, und genau darin sind diese Modelle gut. Ihre Aufgabe besteht darin, den operativen Kontext bereitzustellen, den die Zahlen allein nicht zeigen.
Prompt 16: Budget-Ist-Abweichung
Hier ist unsere GuV für [month] mit Budget und Istwerten nach Position: [paste]. Erstellen Sie eine Abweichungsanalyse: Berechnen Sie die Abweichung in absoluten und prozentualen Werten, kennzeichnen Sie alles über [threshold] als wesentlich und geben Sie für jede wesentliche Position den anhand der Daten und dieses Kontexts wahrscheinlichsten Treiber an: [paste operational notes]. Trennen Sie, was Sie berechnet haben, von dem, was Sie abgeleitet haben.
Prompt 17: Preis, Volumen und Mix
Zerlegen Sie die Umsatzveränderung von [period A] bis [period B] anhand dieser Daten in Preis-, Volumen- und Mixeffekte: [paste product or service, units, average price for both periods]. Zeigen Sie die Überleitung vom Umsatz in Zeitraum A zum Umsatz in Zeitraum B als Tabelle, erklären Sie die verwendete Methode und teilen Sie mir mit, welches einzelne Produkt oder welche Kundengruppe den größten Teil der Veränderung erklärt.
Prompt 18: Margenanalyse nach Segment
Berechnen Sie anhand dieser Daten nach [product / customer / region]: [paste revenue, direct costs, allocated overheads] die Bruttomarge und die Deckungsbeitragsmarge für jedes Segment, ordnen Sie sie nach Rang und identifizieren Sie Segmente, deren Marge sich gegenüber dem vorherigen Zeitraum um mehr als [x] Punkte verändert hat [paste prior period]. Schlagen Sie drei Fragen vor, die der CFO dem Operations-Team zum schwächsten Segment stellen sollte.
Prompt 19: Trend- und Anomalieprüfung
Hier sind die Salden unseres Hauptbuchs für 24 Monate nach Konto: [paste]. Identifizieren Sie Konten mit ungewöhnlichen Bewegungen im Vergleich zu ihrer eigenen Historie (Spitzen, Vorzeichenwechsel, konstante Linien, obwohl Aktivität zu erwarten wäre). Geben Sie für jede Anomalie den Monat, die Größe der Abweichung und zwei plausible Erklärungen an: eine harmlose und eine, die untersucht werden müsste. Präsentieren Sie die zehn größten nach Abweichungsgröße.
Prompt 20: KPI-Dashboard-Definitionen
Definieren Sie ein Finanz-KPI-Set für ein [industry]-Unternehmen mit einem Umsatz von [revenue range]. Geben Sie für jedes KPI (idealerweise 10 bis 12) die Formel unter Verwendung standardmäßiger Kontobezeichnungen, die Datenquelle, die Überprüfungshäufigkeit, einen sinnvollen Zielbereich mit Begründung sowie den Frühindikator an, der sich vorher verändert. Formatieren Sie das Ergebnis als Tabelle, die ich dem Reporting-Team übergeben kann.
Prompts für die Kommunikation mit Führungskräften und Kunden
Die letzte Gruppe verwandelt fertige Zahlen in Worte, die Eigentümer, Vorstände, Kreditgeber und Kunden lesen werden. Halten Sie die Wortgrenzen im prompt ein; die Modelle neigen standardmäßig zu langen Texten.
Prompt 21: Finanzzusammenfassung für den Vorstand
Verfassen Sie eine einseitige Finanzzusammenfassung für den Vorstand von [company] für [month]. Daten: [paste P&L, cash, KPIs versus plan]. Struktur: Was ist passiert, warum ist es passiert, was unternehmen wir dagegen, was benötigen wir vom Vorstand? Klare Sprache, kein Fachjargon, maximal 350 Wörter, und beenden Sie die Zusammenfassung mit drei Entscheidungen oder Diskussionspunkten. Kennzeichnen Sie jede Aussage, die von einer Annahme abhängt, die ich bestätigen sollte.
Prompt 22: E-Mail zum Monatsabschluss für Kunden
Verfassen Sie eine Monatsabschluss-E-Mail von einem Buchhalter an den Kleinunternehmer [client name] für [month]. Fügen Sie Folgendes ein: die wichtigsten Zahlen [paste], drei Dinge, die der Empfänger wissen sollte, zwei Fragen, deren Beantwortung ich zum Abschluss noch benötige (zum Beispiel nicht kategorisierte Transaktionen [paste]), sowie die Frist für die Antwort. Freundlich, kurz, ohne Fachjargon aus der Buchhaltung.
Prompt 23: Erläuterung einer Abweichung für einen Nicht-Finanzmanager
Erklären Sie dem Manager von [department], warum seine [cost line] in [month] um [amount] über dem Budget lag. Hier sind die Details: [paste transactions and budget assumptions]. Verwenden Sie eine einfache Sprache, vermeiden Sie Schuldzuweisungen, zeigen Sie die zwei oder drei Positionen, die den größten Teil der Mehrausgaben verursacht haben, und beenden Sie die Erklärung mit einer konkreten Bitte, die dies im nächsten Monat verhindern würde.
Prompt 24: Update für Kreditgeber oder Investoren
Formulieren Sie ein vierteljährliches Update für unsere [lender / investors] für [quarter]. Daten: [paste revenue, EBITDA, cash, covenant metrics versus thresholds, headcount]. Behandeln Sie die Entwicklung gegenüber dem Plan, den Spielraum bei den Covenants, die Liquiditätslage und den Ausblick in weniger als 400 Wörtern. Weisen Sie auf alles hin, was als Problem im Zusammenhang mit einem Covenant verstanden werden könnte, und schlagen Sie vor, wie es ehrlich und ruhig dargestellt werden kann.
Prompt 25: Antwort auf eine Prüfungsanfrage
Unsere Wirtschaftsprüfer haben gefragt: [paste query]. Hier sind die relevanten unterstützenden Informationen: [paste]. Formulieren Sie eine klare, sachliche Antwort, die genau die gestellte Frage beantwortet, die unterstützenden Dokumente namentlich nennt und keine Spekulationen enthält. Führen Sie alles, wonach sie gefragt haben und was uns noch nicht vorliegt, separat auf, damit ich es nachverfolgen kann.
Vorlage für die Cashflow-Prognose: die in prompt 11 einzufügende Struktur
Eine Vorlage für eine Cashflow-Prognose muss nicht ausgeklügelt sein. Sie muss nach der direkten Methode erstellt werden, die nächsten 13 Wochen wöchentlich abdecken und Annahmen ehrlich ausweisen. Das ist die Struktur, die wir verwenden; kopieren Sie sie in eine Tabellenkalkulation oder direkt in den prompt.
| Zeile |
Was dort eingetragen wird |
Quelle |
| Anfangsbestand |
Kassenbestand am Ende der Vorwoche (in Woche 1 wird der heutige Bankbestand verwendet) |
Bank |
| Einnahmen: Kundenzahlungen |
In dieser Woche fällige Rechnungen, angepasst an die üblichen Zahlungsfristen des jeweiligen Kunden |
Überfällige Forderungen |
| Einnahmen: Sonstiges |
Steuerrückerstattungen, Zuschüsse, Anlagenverkäufe, Finanzierungsabrufe |
Bekannte Ereignisse |
| Auszahlungen: Löhne und Steuern auf Lohnzahlungen |
Nettolöhne an Zahltagen, Lohnsteuern zu ihren Fälligkeitsterminen |
Lohnkalender |
| Auszahlungen: Lieferanten |
Kreditoren nach Fälligkeit sowie wiederkehrende Lastschriften |
Überfällige Verbindlichkeiten |
| Auszahlungen: Miete, Darlehen, Steuern |
Feste Termine und Beträge |
Verträge, Steuerkalender |
| Nettoveränderung der liquiden Mittel |
Einnahmen minus Auszahlungen |
Berechnet |
| Endbestand an liquiden Mitteln |
Anfangsbestand plus Nettoveränderung; wird zum Anfangsbestand der nächsten Woche |
Berechnet |
| Mindestliquidität und Spielraum |
Ihre Untergrenze (zum Beispiel eine Lohnabrechnung) und wie weit Sie darüber liegen |
Richtlinie |
| Annahmenblock |
Jede Ermessensentscheidung mit Datum und Verantwortlichem |
Sie |
Aktualisieren Sie sie jede Woche, indem Sie Woche 1 durch die Ist-Werte ersetzen und eine neue Woche 13 hinzufügen. Die Prognose wird nach etwa vier Wochen nützlich, sobald Sie sehen können, wie sich Ihre Annahmen im Vergleich zur Realität entwickeln.
Checkliste für den Monatsabschluss: die in prompt 5 einzufügende Struktur
prompt 5 fordert das Modell auf, Ihren Monatsabschluss anhand einer Checkliste zu prüfen. Hier ist eine Checklistenstruktur, die für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen funktioniert. Geben Sie jeder Zeile einen Verantwortlichen, einen Fälligkeitstag (Tag 1 bis Tag 5 nach Monatsende) und einen Status.
-
Tag 1 bis 2, Nebenbücher: alle Bank- und Kreditkartenfeeds importiert und kategorisiert; alle Ausgangsrechnungen erstellt; alle Lieferantenrechnungen erfasst; Lohnbuchungsjournal gebucht; Inventurzählung oder -bewertung gebucht.
-
Tag 2 bis 3, Abstimmungen: jedes Bankkonto mit dem Kontoauszug abgestimmt; Kreditkarten abgestimmt; Nebenbücher für Forderungen und Verbindlichkeiten stimmen mit den Sammelkonten überein; konzerninterne Salden abgestimmt; Lohn- und Gehaltsverbindlichkeiten stimmen mit den Lohnabrechnungsberichten überein.
-
Tag 3 bis 4, Anpassungen: Abgrenzungen und Rechnungsabgrenzungsposten mit Rückbuchungsdaten gebucht; Abschreibungen und Amortisationen gebucht; abgegrenzte Umsatzerlöse aufgelöst; Darlehenszinsen und Neubewertung in Fremdwährung gebucht; Verrechnungs- und Zwischenkonten auf null.
-
Tag 4, Prüfung: Summen- und Saldenliste Zeile für Zeile mit dem Vormonat geprüft; Bilanzkonten mit beigefügten Belegen abgestimmt; Abweichung der Gewinn- und Verlustrechnung vom Budget oberhalb Ihrer Wesentlichkeitsgrenze erklärt (prompt 16).
-
Tag 5, Berichterstattung: Management-Reporting-Paket erstellt (prompt 9); Zusammenfassung für den Vorstand oder Kunden-E-Mail entworfen (prompts 21 und 22); Hauptbuch für den Zeitraum gesperrt; offene Punkte mit Verantwortlichen übertragen.
Fügen Sie diese Struktur mit den Statusangaben in prompt 5 ein, und das Modell zeigt Ihnen, wo Checkliste und Summen- und Saldenliste voneinander abweichen. Den Monatsabschluss wird es nicht freigeben; das bleibt Ihre Aufgabe.
Aufgabentabelle: Zu welchem prompt, Generator oder Skill Sie greifen sollten
prompts sind kostenlos und schnell. AI generators sind kleine Skills, die ein bestimmtes Dokumentformat erstellen. Vollständige Skills bilden eine ganze Rolle ab. Diese Tabelle ordnet die gängigen Buchhaltungsaufgaben allen drei zu.
| Aufgabe |
Prompt |
Generator |
Skill |
| Transaktionen kategorisieren, Bank abgleichen |
1, 2 |
- |
Selma - Bookkeeper ($19) |
| Abgrenzungen, Abschreibungen, Abschlussprüfung |
3, 4, 5 |
- |
Selma - Bookkeeper ($19) |
| Gewinn- und Verlustrechnung |
6 |
AI P&L Builder ($19) |
Victor - CFO ($19) |
| Bilanz |
7 |
AI Balance Sheet Generator ($19) |
Victor - CFO ($19) |
| Kapitalflussrechnung und Prognose |
8, 11, 12 |
AI Cash Flow Statement Template |
Petra - FP&A Analyst ($19) |
| Budget, Szenarien, Abweichungen |
13, 16, 17, 18 |
- |
Petra - FP&A Analyst ($19) |
| Spesenabrechnungen und Erstattungen |
1 |
AI Expense Report Generator |
- |
| Kommunikation mit Vorstand, Kreditgebern und Kunden |
21 bis 25 |
- |
Victor - CFO ($19) |
| Alles oben in einer Bibliothek |
Alle |
Legal & Finance Prompt Library ($23) |
Finance Agent Bundle ($99) |
Wenn Sie zwischen Skills wählen, vergleicht Best Claude Skills for CFOs and Finance Teams sie direkt miteinander, und AI Prompts for Legal and Finance Work behandelt den Vertragsbereich, der in vielen kleinen Unternehmen neben der Buchhaltung steht. Weitere prompt-Sammlungen für andere Rollen finden Sie auf der Seite ChatGPT prompts oder in der AI bookkeeper collection.
Häufig gestellte Fragen
Ist ChatGPT oder Claude besser für Buchhaltungs-prompts?
Beide verarbeiten die prompts in diesem Artikel. Claude ist bei langen eingefügten Eingaben wie einer vollständigen Summen- und Saldenliste oder einem Export des Hauptbuchs über 12 Monate tendenziell stärker und kennzeichnet seine eigenen Annahmen sorgfältig. ChatGPT ist praktisch, wenn Ihr Team bereits damit arbeitet und ein benutzerdefiniertes GPT möchte. Der prompt ist weitaus wichtiger als das Modell: Geben Sie ihm die Rolle, die tatsächlichen Zahlen, eine Aufgabe und ein festes Ausgabeformat.
Kann ich Finanzdaten von Kunden in ein AI-Modell einfügen?
Nur im Rahmen der Vertraulichkeits- und Datenschutzregeln deiner Kanzlei sowie deines Auftragsvertrags. Verwende einen Business- oder Enterprise-Tarif, bei dem Eingaben nicht zum Training verwendet werden, entferne Namen und Kontonummern, wo immer möglich, und füge niemals Bankzugangsdaten oder Steuer-IDs ein. Ersetze im Zweifel Identifikatoren durch Platzhalter und bewahre die echte Zuordnung in deinem eigenen System auf.
Wird AI meinen Buchhalter oder Steuerberater ersetzen?
Nein. Diese prompts reduzieren Tipparbeit und Arbeit am ersten Entwurf: Vorschläge zur Kategorisierung, Abstimmungsdifferenzen, Abweichungskommentare, ein Entwurf für eine Vorstandsvorlage. Jede Zahl muss weiterhin von einem qualifizierten Buchhalter geprüft und freigegeben werden, und AI kann keine professionelle Verantwortung übernehmen. Betrachte es als einen schnellen Junior, der nie müde wird, aber immer überprüft werden muss.
Was ist der Unterschied zwischen einem prompt und einem Skill?
Ein prompt ist eine einmalige Anweisung, die du jedes Mal eingibst. Ein Skill ist eine wiederverwendbare Datei (eine .md-Skill-Datei plus README), die Rolle, Regeln und Ausgabeformate einmal lädt, sodass Claude, ChatGPT (als benutzerdefiniertes GPT), Gemini oder Copilot sich in jeder Sitzung wie ein ausgebildeter Spezialist verhält. Skills bei KissMySkills sind Einmalkäufe mit einer 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.
Handelt es sich hierbei um Finanz- oder Steuerberatung?
Nein. Dieser Artikel und die darin enthaltenen prompts sind Produktivitätswerkzeuge für Entwürfe und Analysen. Sie stellen keine Finanz-, Buchhaltungs- oder Steuerberatung dar. Alle Outputs, Zahlen und Aussagen müssen von einem qualifizierten Buchhalter geprüft werden, bevor sie verwendet, eingereicht oder mit Kunden oder Kreditgebern geteilt werden.
Das Wichtigste
AI übernimmt nicht den Jahresabschluss, aber es beseitigt den Großteil der Tipparbeit zwischen Hauptbuch und Freigabe. Verwende die 25 obigen prompts für den ersten Entwurf von Kategorisierungen, Abstimmungen, Abschlüssen, Prognosen, Abweichungskommentaren und den anschließenden E-Mails. Mache die Arbeitsschritte sichtbar, liste die Annahmen auf und lasse jeden Output von einem qualifizierten Buchhalter prüfen. Wenn du denselben prompt jede Woche eingibst, überführe ihn in einen Skill, damit Rolle, Regeln und Formate einmal geladen werden.
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