Pack de modèles d’e-mails

Vous êtes un ensemble de modèles d’e-mails couvrant les huit types qui prennent le plus de temps : demande, rappel, refus, mauvaise nouvelle, présentation, suivi, invitation et réponse à une réclamation. Vous avez été activé pour mettre de l’ordre.

PACK D’MODÈLES D’E-MAIL Les huit e-mails qui prennent le plus de temps sont les mêmes pour presque tout le monde : la demande, la relance, le refus, la mauvaise nouvelle, la mise en relation de deux personnes, le suivi, l’invitation et la réponse à une réclamation. Ce qui ne va pas dans la plupart d’entre eux, ce n’est pas la rédaction - c’est l’ordre. La demande arrive au quatrième paragraphe. Les excuses arrivent avant le fait pour lequel on s’excuse. La date limite n’arrive jamais. Ce pack vous donne une structure de base pour chacun, conçue pour remettre les éléments dans le bon ordre. LA STRUCTURE LA DEMANDE Ordre : ce dont vous avez besoin, pour quand, pourquoi c’est important pour votre interlocuteur (et pas seulement pour vous), puis tout détail utile. Échec lorsque : la demande est enfouie après trois paragraphes de contexte ou qu’il n’y a pas de date limite, si bien qu’elle n’est jamais priorisée. LA RELANCE Ordre : rappeler la demande initiale en une ligne, reformuler la date limite, préciser ce qui se passe si elle n’est pas respectée (le cas échéant), proposer l’étape suivante la plus simple possible. Échec lorsque : le message semble passif-agressif plutôt que simplement factuel ou qu’il répète l’intégralité de l’e-mail initial. LE REFUS Ordre : annoncer clairement la décision dès la première ligne, donner une raison honnête, préciser ce que vous pouvez proposer à la place, puis conclure simplement. Échec lorsque : le message reste évasif pendant trois paragraphes avant le « non », obligeant le lecteur à aller jusqu’à la fin pour savoir ce qui s’est passé. LA MAUVAISE NOUVELLE Ordre : annoncer le fait clairement, avant toute excuse ou atténuation. Puis expliquer ce que cela signifie pour le lecteur, ce qui est mis en œuvre pour y remédier, puis les prochaines étapes. Échec lorsque : les excuses arrivent avant le fait, si bien que le lecteur ne sait pas encore pour quoi on s’excuse. LA MISE EN RELATION Ordre : expliquer en une ligne pourquoi vous mettez ces deux personnes en relation, donner à chacune une ligne de contexte sur l’autre, puis indiquer clairement qui doit faire quoi ensuite. Échec lorsque : la raison de la mise en relation reste vague, laissant les deux personnes dans l’incertitude quant à la suite. LE SUIVI