De beste prompts voor projectmanagers geven het model een rol, de echte projectfeiten en een vaste uitvoerindeling. Dat is het verschil tussen een vage vraag als "help me dit project te plannen" en een prompt die in één keer een bruikbaar statusrapport, risicoregister of sprintplan oplevert. Hieronder staan 30 prompts voor ChatGPT en Claude, gegroepeerd rond de zes taken die een PM daadwerkelijk uitvoert: planning en afbakening, planning en schatting, risico's en problemen, communicatie met belanghebbenden, teamceremonies en rapportage en afsluiting. Elke prompt gebruikt [brackets] voor de velden die je invult. Geen enkele prompt herhaalt de 10 prompts op onze landingspagina voor projectmanagers, dus beschouw de twee sets als één bibliotheek van 40 prompts.
Op deze pagina
- Deze prompts gebruiken
- Planning en afbakening (prompts 1 tot en met 5)
- Planning en schattingen (prompts 6 tot 10)
- Risico's en Issues (prompts 11 tot 15)
- Stakeholders en communicatie (prompts 16 tot 20)
- Team en ceremonies (prompts 21 tot 25)
- Rapportage en afsluiting (prompts 26 tot 30)
- Taak naar prompt naar sjabloon naar skill
- Veelgestelde vragen
- Kort samengevat
AI Skill voor programmamanagers
Cressida - AI Skill voor programmamanagers
Een blijvende persona van een programmamanager die statusrapportages, RAID-logboeken, afhankelijkheidskaarten en updates voor stuurgroepen uitvoert zonder dat je de prompt telkens opnieuw hoeft te typen.
$19
Ontvang de Skill →
Deze prompts gebruiken
Drie gewoonten zorgen ervoor dat elke prompt hieronder beter werkt. Plak ten eerste echt materiaal: de daadwerkelijke tick lijst, het daadwerkelijke vergaderverslag en de daadwerkelijke budgetregel. Het model kan jouw project niet verzinnen en zou dat ook niet moeten proberen. Behoud ten tweede de instructie voor de uitvoerindeling. Tabellen, genummerde lijsten en woordlimieten zorgen ervoor dat het resultaat direct kan worden overgenomen. Als je dezelfde prompt wekelijks gebruikt, stop dan met het telkens plakken ervan en sla hem op als Skill of aangepaste GPT. Daarvoor is de AI-projectmanagercollectie, en onze gids over hoe je AI-agents gebruikt voor projectmanagement legt het verschil tussen een prompt en een agent uitgebreider uit.
Planning en afbakening (prompts 1 tot en met 5)
Prompt 1: Projectbrief op basis van een rommelige kickoff
Handel als senior projectmanager. Dit zijn mijn ruwe aantekeningen van de kickoffbijeenkomst: [paste notes]. Zet ze om in een projectbrief van één pagina met de volgende onderdelen: doelstelling (één zin), zakelijke reden, binnen scope, buiten scope, belangrijkste belanghebbenden met rollen, beperkingen (budget, datums, mensen), aannames en open vragen die ik moet beantwoorden voordat ik ga plannen. Markeer alles in de aantekeningen wat zichzelf tegenspreekt.
Prompt 2: Controle op hiaten in vereisten
Dit is de lijst met vereisten voor [project name]: [paste requirements]. Beoordeel deze als projectmanager, niet als engineer. Geef voor elke vereiste aan of deze testbaar is, of er een eigenaar is en of deze afhankelijk is van een andere vereiste. Geef vervolgens aan welke vereisten ontbreken voor een project van dit type: [type, e.g. internal CRM migration]. Geef de uitvoer als tabel met de kolommen: ID, vereiste, testbaar (ja/nee), eigenaar, afhankelijkheid, opmerking.
Prompt 3: Succescriteria en definitie van gereed
Het project is [one-line description]. De sponsor wil [stated goal]. Stel 3 tot 5 meetbare succesmetrics voor, elk met een nulmeting, een doel en een meetmethode. Schrijf vervolgens een definitie van gereed voor het hele project in maximaal 8 opsommingstekens die een niet-technische sponsor kan ondertekenen.
Prompt 4: Opties voor bouwen, kopen of samenwerken met een partner
We hebben [capability] nodig. Beperkingen: budget [amount], deadline [date], team van [number] met vaardigheden in [skills]. Werk drie leveringsopties uit (intern bouwen, een tool kopen, een partner inschakelen) in een tabel met de kolommen: optie, tijd tot waarde, kostenbereik in algemene termen, belangrijkste risico, wat we opgeven. Sluit af met een aanbeveling en de twee vragen die ik moet stellen voordat ik me vastleg.
Prompt 5: Gefaseerde roadmap
Splits [project name] op in 3 of 4 fasen. Geef voor elke fase: naam, doel, belangrijkste op te leveren resultaten, exitcriteria en het vroegste moment waarop de organisatie waarde krijgt. De totale duur moet binnen [number] maanden passen. Leg in twee zinnen uit waarom deze volgorde beter is dan een andere.
Planning en schattingen (prompts 6 tot 10)
Prompt 6: Schatting met drie punten
Geef voor elke onderstaande taak een optimistische, meest waarschijnlijke en pessimistische schatting in dagen, en bereken vervolgens de verwachte waarde met (O + 4M + P) / 6. Taken: [paste task list]. Aannames over het team: [size, seniority, other commitments]. Geef een tabel en voeg een laatste rij met het totaal toe. Vermeld de twee taken met de grootste spreiding en waarom.
Prompt 7: Afhankelijkheidskaart en kritisch pad
Hier zijn de taken met doorlooptijden en voorgangers: [paste, format: task, days, depends on]. Identificeer het kritieke pad, de totale projectduur en elke taak met een speling van 2 dagen of meer. Vertel me vervolgens welke afzonderlijke taak, als die 3 dagen uitloopt, de einddatum het meest benadeelt. Toon het resultaat als tabel plus een lijst in platte tekst van het kritieke pad in de juiste volgorde.
Prompt 8: Capaciteitsplanning voor het komende kwartaal
Team: [names, roles, available days per week, planned leave]. Toegezegd werk: [list with estimates]. Maak een capaciteitstabel per persoon en per maand voor [quarter]. Toon de geplande belasting als percentage van de beschikbare dagen, markeer iedereen boven 85 procent en stel voor wat moet worden verplaatst of geschrapt om iedereen onder die grens te brengen.
Prompt 9: Mijlpalenplanning vanuit een deadline
De harde deadline is [date]. Vandaag is het [date]. Op te leveren resultaten: [list]. Werk achteruit en stel een mijlpalenplanning met datums voor, inclusief een buffer van [number] dagen voor beoordeling vóór de deadline en een code- of contentfreeze. Markeer elke mijlpaal die op of naast een feestdag in [country] valt.
Prompt 10: Sprintplan vanuit een backlog
Sprintduur: [days]. Teamvelocity tijdens de laatste drie sprints: [numbers]. Sprintdoel: [goal]. Backlog met story points en prioriteit: [paste]. Stel de inhoud van de sprint voor zodat het totaal binnen 90 procent van de gemiddelde velocity blijft, vermeld wat bewust wordt weggelaten en formuleer het sprintdoel in één zin die het team op het bord kan zetten.
Risico's en Issues (prompts 11 tot 15)
Prompt 11: Risicoregister vanaf nul
Project: [description]. Fase: [phase]. Bekende aandachtspunten: [list]. Stel een risicoregister op met de kolommen: ID, risico (oorzaak, gebeurtenis, effect in één zin), categorie (scope, planning, kosten, mensen, technisch, extern), waarschijnlijkheid (1 tot 5), impact (1 tot 5), score, eigenaar, responsstrategie (vermijden, verminderen, overdragen, accepteren), volgende actie, beoordelingsdatum. Neem minstens 10 risico's op, waarvan minstens 3 die ik niet heb genoemd maar die kenmerkend zijn voor dit soort project.
Prompt 12: Pre-mortem
Stel je voor dat het [end date] is en [project name] volledig is mislukt. Schrijf de post-mortem alsof het al is gebeurd: de 5 belangrijkste redenen waarom het mislukte, gerangschikt op waarschijnlijkheid, elk met het vroege waarschuwingssignaal dat we negeerden. Zet elke reden vervolgens om in een preventieve actie waarmee ik deze week kan beginnen, met een eigenaar.
Prompt 13: Issue-triage
Hier is de lijst met openstaande Issues: [paste with dates and descriptions]. Classificeer elke Issue op ernst (blokkerend, groot, klein), op basis van de vraag of er een besluit nodig is of alleen werk, en op basis van wie de eigenaar moet zijn. Geef een tabel, gesorteerd op ernst, en daarna een korte lijst met "besluiten die deze week nodig zijn" die ik aan de sponsor kan voorleggen.
Prompt 14: Aannamelogboek
Lees dit projectplan: [paste]. Haal alle aannames waarop het berust eruit, expliciet of impliciet. Beoordeel voor elke aanname hoe zeker we kunnen zijn (hoog, gemiddeld, laag), wat er gebeurt als deze onjuist is en hoe we dit goedkoop binnen een week kunnen valideren. Geef het resultaat als een tabel.
Prompt 15: Risico door afhankelijkheid van een leverancier
We zijn voor [deliverable] afhankelijk van [vendor or team] tegen [date]. In ons contract of onze overeenkomst staat: [key terms]. Noem de manieren waarop deze afhankelijkheid kan mislukken, welk bewijs ik bij elk controlepunt moet opvragen, een terugvaloptie voor elke mislukking en een escalatienotitie van één alinea die ik kan sturen als ze het eerste controlepunt missen.
Risicoregistersjabloon
Als je alleen de structuur nodig hebt, is dit het risicoregistersjabloon dat prompt 11 invult. Kopieer de koppen naar een werkblad en het model kan rijen invullen op basis van elke projectbeschrijving.
- ID en datum waarop het is gemeld
- Risicoformulering in de vorm oorzaak, gebeurtenis, effect
- Categorie: scope, planning, kosten, mensen, technisch, extern
- Waarschijnlijkheid (1 tot 5) en impact (1 tot 5), vermenigvuldigd tot een score
- Eigenaar
- Responsstrategie: vermijden, verminderen, overdragen, accepteren
- Volgende actie en deadline
- Trigger of vroeg waarschuwingssignaal
- Status: open, wordt gemonitord, gesloten, is een Issue geworden
- Beoordelingsdatum
Stakeholders en communicatie (prompts 16 tot 20)
Prompt 16: Stakeholderkaart
Stakeholders voor [project name]: [names, roles, what they care about, how much they can block or help]. Plaats iedereen op een machts-versus-belanghebbendheidmatrix en geef me vervolgens per kwadrant een communicatieplan: kanaal, frequentie, wat ze moeten horen en waar ze nooit door verrast mogen worden. Geef het resultaat als twee tabellen.
Prompt 17: Slecht nieuws goed brengen
Ik moet [stakeholder, role] vertellen dat [the problem: budget overrun, missed date, dropped feature]. Oorzaak: [cause]. De opties die we hebben zijn: [options]. Schrijf een bericht van maximaal 200 woorden waarin je het probleem in de eerste zin benoemt, de oorzaak zonder iemand de schuld te geven uitlegt, de opties met jouw aanbeveling presenteert en vóór [date] om één specifiek besluit vraagt. Toon: kalm, direct, geen excuses die langer zijn dan één bijzin.
Prompt 18: Pre-read voor de stuurgroep
Maak van deze notities een pre-read van twee pagina's voor de stuurgroep: [paste status, risks, decisions needed]. Structuur: kop in één zin, voortgang ten opzichte van het plan, de drie belangrijkste risico's met onze reactie, vandaag benodigde besluiten met de aanbevolen optie, en wat er gebeurt als er geen besluit wordt genomen. Schrijf voor leidinggevenden die dit in vier minuten op een telefoon lezen.
Prompt 19: Weerstand bieden aan een verzoek
[Stakeholder] heeft gevraagd om [request] vóór [date]. Als we dit toevoegen, betekent dat [impact on scope, dates or cost]. Schrijf een antwoord waarin je de waarde van het verzoek erkent, de afweging concreet uitlegt en twee alternatieven biedt: nu een kleinere versie, of de volledige versie in [later phase]. Houd het onder de 150 woorden en eindig met een vraag.
Prompt 20: Beslisdocument
We hebben op [date] [decision] besloten. Context: [paste discussion or notes]. Schrijf een beslisdocument met: besluit, wie het besluit heeft genomen, overwogen opties met voor- en nadelen, waarom deze optie heeft gewonnen, gevolgen die we accepteren, en de datum waarop we het besluit opnieuw bekijken. Houd het onder de 300 woorden, zodat het op één wikipagina past.
Team en ceremonies (prompts 21 tot 25)
Prompt 21: Stand-upsamenvatting uit chat
Hier is de stand-upthread of het transcript van vandaag: [paste]. Vat deze samen als: afgerond sinds gisteren, gepland voor vandaag, blokkades met eigenaar, en alles wat klinkt als een risico dat niemand heeft benoemd. Maximaal 12 regels. Voeg geen beleefdheden toe en ook geen mensen die alleen "geen update" hebben gezegd.
Prompt 22: Retrospectiefthema's uit ruwe feedback
Hier zijn de anonieme retrospectiefkaarten van het team: [paste]. Groepeer ze in thema's, tel hoeveel kaarten elk thema ondersteunen en stel voor de drie belangrijkste thema's één experiment voor dat we volgende sprint kunnen uitvoeren, met een duidelijke manier om vast te stellen of het heeft gewerkt. Verzwak de kritiek niet; behoud de woorden van het team wanneer die specifiek zijn.
Prompt 23: Onboardingplan voor een nieuw teamlid
Een nieuwe [role] komt op [date] bij [project name]. Het project bevindt zich in [phase]. Schrijf een onboardingplan van twee weken: wat die persoon op dag één moet lezen, wie die persoon moet ontmoeten en waarom, de eerste kleine taak die die persoon in week één kan opleveren, en de vragen die ik die persoon aan het einde van week twee moet stellen om te controleren of die persoon goed is toegerust om succesvol te zijn.
Prompt 24: RACI-matrix
Werkpakketten: [list]. Personen en rollen: [list]. Stel een RACI-matrix op (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Elke rij moet precies één A bevatten. Wijs vervolgens op elke persoon die voor meer dan [number] pakketten Accountable is, en op elk pakket waarbij de Responsible-persoon niet fulltime in het team zit.
Prompt 25: Werkafspraak voor een gemengd team
Het team bestaat uit [number] mensen verspreid over [locations and time zones], met een mix van [employees, contractors, vendor staff]. Stel een werkafspraak van één pagina op met: overlappende kernuren, verwachtingen voor reactietijden per kanaal, hoe we beslissingen nemen en vastleggen, hoe we met meningsverschillen omgaan en wat 'gereed' betekent. Schrijf dit als korte regels waarover het team kan stemmen, niet als alinea's.
Rapportage en afsluiting (prompts 26 tot 30)
Prompt 26: Wekelijkse status op basis van tickets en chat
Hier is het ruwe materiaal van deze week: [paste closed tickets, open blockers, chat highlights, budget line]. Schrijf een wekelijks statusrapport met: de algemene RAG-status en één zin waarom, drie afgeronde punten, drie volgende punten, blokkades met verantwoordelijke en datum, uitgegeven budget versus plan en één verzoek aan het management. Houd het geheel onder 250 woorden.
Prompt 27: Toelichting op budgetafwijking
Geplande uitgaven tot nu toe: [amount]. Werkelijke uitgaven tot nu toe: [amount]. Kostenposten: [paste]. Leg de afwijking in duidelijke taal uit voor een financiële beoordelaar: welke posten de afwijking veroorzaakten, of het bij elke post om timing of een echte overschrijding gaat, de prognose bij voltooiing en twee acties om weer richting het plan te bewegen. Geen jargon, maximaal 200 woorden. Dit is geen financieel advies, maar alleen een toelichting op de afwijking voor mijn rapport.
Prompt 28: Checklist voor gereedheid voor de livegang
We gaan op [date] live met [system or deliverable]. Omgeving: [details]. Maak een checklist voor de livegang, gegroepeerd in: techniek, data, mensen en training, ondersteuning, communicatie, terugdraaien. Voeg aan elk item een kolom voor de verantwoordelijke en een kolom voor de status toe. Voeg de vijf punten toe die teams bij dit soort lanceringen het vaakst vergeten.
Prompt 29: Rapport met geleerde lessen
Project: [name]. Gepland versus werkelijk: datums [planned/actual], budget [planned/actual], scopewijzigingen [list]. Retrospectiefnotities: [paste]. Schrijf een rapport met geleerde lessen met: wat goed ging en waarom, wat niet goed ging en waarom, wat we anders zouden doen en drie aanbevelingen voor het volgende project van dit type. Maak elke aanbeveling specifiek genoeg zodat iemand er zonder het mij te vragen mee aan de slag kan.
Prompt 30: Overdracht aan de operationele teams
Het project [name] wordt op [date] afgesloten en [team or person] neemt het beheer over. Schrijf een overdrachtsdocument met: wat is opgeleverd, hoe je het dagelijks bedient, bekende problemen en oplossingen, openstaande punten met verantwoordelijken, belangrijke contactpersonen, waar de documentatie staat en de ondersteuningsregeling voor de eerste [number] weken. Gebruik koppen en korte opsommingstekens.
Projectsjabloon
Verschillende bovenstaande prompts leveren onderdelen van een projectplan op. Als je het geheel wilt, vraag dan om deze structuur van het projectplansjabloon, sectie voor sectie:
- Samenvatting: doelstelling, opdrachtgever, projectmanager, datums, budget
- Scope: binnen scope, buiten scope, deliverables
- Succescriteria en definitie van gereed (prompt 3)
- Aanpak en fasen (prompt 5)
- Work breakdown en schattingen (prompt 6)
- Planning, mijlpalen en kritieke pad (prompts 7 en 9)
- Team, rollen en RACI (prompt 24)
- Stakeholders en communicatieplan (prompt 16)
- Risicoregister en aannamelogboek (prompts 11 en 14)
- Budget- en afwijkingstracking (prompt 27)
- Kwaliteits-, acceptatie- en go-livecriteria (prompt 28)
- Wijzigingsbeheer en beslislogboek (prompt 20)
Taak naar prompt naar sjabloon naar skill
Een prompt is de snelste manier om te beginnen. Een generatorskill is sneller wanneer de uitvoer een formeel document met een vaste structuur moet zijn. Een personaskill is het juiste hulpmiddel wanneer je wilt dat het model het hele project wekenlang in het geheugen houdt. De tabel koppelt acht veelvoorkomende PM-taken aan alle drie.
| PM-taak |
Prompt in dit artikel |
Document- of sjabloongenerator |
Persona-skill |
| Baken de scope af met een klant of leverancier |
Prompts 1, 2 |
AI Statement of Work Generator |
Diego - Agency Project Manager ($19) |
| Schrijf productvereisten |
Prompts 2, 3 |
AI PRD Generator ($19) |
Ulric - Technical Program Manager ($19) |
| Plan een sprint en begeleid de ceremonies |
Prompts 10, 21, 22 |
AI Meeting Notes Generator |
Perrin - Scrum Master ($19) |
| Stel een risicoregister op en houd het bij |
Prompts 11, 12, 14 |
Risicoregistersjabloon hierboven |
Cressida - Program Manager ($19) |
| Rapporteer aan leidinggevenden |
Prompts 18, 26 |
AI Executive Summary Generator |
Cressida - Program Manager ($19) |
| Reageer op een aanbesteding of voorstel van een klant |
Prompts 4, 19 |
AI RFP / Proposal Writer ($19) |
Diego - Agency Project Manager ($19) |
| Beheer de oplevering van meerdere teams |
Prompts 7, 8, 15 |
Projectplan-sjabloon hierboven |
Torsten - Delivery Manager ($19) |
| Sluit het project af en draag het over |
Prompts 28, 29, 30 |
AI Meeting Notes Generator voor de afsluitende vergadering |
Torsten - Delivery Manager ($19) |
Elke skill is een eenmalige aankoop: een .md-skillbestand plus een README, en werkt in Claude (inclusief Claude Code), ChatGPT als aangepaste GPT, Gemini als Gem en Copilot. Voor alle skills geldt een 30 dagen geld-terug-garantie, zonder vragen. Als je werk breder is dan projectmanagement, behandelt de hub met ChatGPT-prompts de andere rollen.
Veelgestelde vragen
Kunnen ChatGPT of Claude een AI-projectmanagementtool vervangen?
Niet op zichzelf. Een chatmodel stelt zeer goed documenten op, analyseert lijsten en vat vergaderingen samen, maar houdt taken niet in de loop van de tijd bij en maakt geen verbinding met je ticketsysteem. De meeste PM's gebruiken de prompts hier naast Jira, Asana of een vergelijkbare tool en slaan terugkerende prompts op als een skill, zodat de persona en opmaak consistent blijven.
Welk model is beter voor projectmanagementprompts, ChatGPT of Claude?
Beide kunnen alle 30 prompts verwerken. Claude presteert doorgaans goed met lange geplakte materialen, zoals transcripties en volledige plannen, en met strikte opmaak. ChatGPT is handig als je team al met aangepaste GPT's werkt. Probeer dezelfde prompt in beide met echte gegevens en houd degene waarvan de uitvoer minder bewerkingen nodig heeft.
Heb ik een projectsjabloon nodig als ik deze prompts gebruik?
De prompts leveren de onderdelen; de template vertelt je welke onderdelen een compleet plan nodig heeft. Gebruik het gedeelte hierboven met de projectsjabloon als checklist en voer vervolgens de gekoppelde prompts uit om elk onderdeel in te vullen. Zo ontbreekt er niets wanneer de opdrachtgever om het plan vraagt.
Hoe houd ik vertrouwelijke projectgegevens veilig bij het gebruik van prompts?
Verwijder namen, identificatiegegevens van klanten en commerciële cijfers die je niet mag delen, of gebruik placeholders. Controleer het AI-beleid van je organisatie en of je ChatGPT- of Claude-abonnement je gegevens uitsluit van training. Enterprise- en teamabonnementen doen dat meestal; consumentenabonnementen mogelijk niet standaard.
Wat is het verschil tussen deze prompts en de skills die jullie verkopen?
De prompts zijn gratis en je kunt ze meteen gebruiken. Een skill bundelt een persona, de bijbehorende methoden en uitvoerformaten in één bestand, zodat je niet steeds instructies opnieuw hoeft te plakken en het model zich elke week op dezelfde manier gedraagt. Cressida maakt bijvoorbeeld statusrapporten, RAID-logs en updates voor stuurgroepen op basis van één bericht: "hier is het materiaal van deze week".
Kort samengevat
Dertig prompts zijn meer dan de meeste projectmanagers in een week nodig hebben, en dat is precies de bedoeling: kies de vijf die aansluiten bij je terugkerende taken, plak er echte gegevens in en behoud de uitvoerformaten. Wanneer je merkt dat je elke maandag dezelfde prompt gebruikt, zet je die om in een skill zodat het model het project onthoudt en je de instellingen niet steeds opnieuw hoeft te typen. In combinatie met de 10 extra prompts op de landingspagina heb je een complete PM-promptbibliotheek voor planning, uitvoering en afronding.
Promptbibliotheek voor business en operations
Promptbibliotheek voor business en operations
Direct uitvoerbare prompts voor planning, rapportage, procesdocumentatie en communicatie met stakeholders, geordend per taak zodat je binnen enkele seconden de juiste vindt.
$27
Haal het nu →
Bekijk alle AI-projectmanagervaardigheden bij KissMySkills.
