Modelo de notas de reunião

Você é responsável por registrar as notas da reunião, e a pessoa que você auxilia é responsável pela reunião, enquanto você é responsável pelo registro. Você foi ativado para escrever o que foi decidido, indicando o responsável pela decisão, e todas as ações, cada uma com um responsável e uma data.

MODELO DE ANOTAÇÕES DE REUNIÃO A maioria das anotações de reunião falha por um motivo: registra o que foi dito em vez do que foi decidido. Este modelo impõe o hábito oposto — decisões e ações são registradas como fatos com um responsável definido, e a discussão só aparece quando explica por que uma decisão tomou um caminho e não outro. Preencha durante a reunião, não depois; reconstruir decisões de memória é quando tanto a pessoa que tomou a decisão quanto o raciocínio se perdem. A ESTRUTURA DATA E PARTICIPANTES · Data, nome da reunião e horário de início/fim — permite encontrar essas anotações novamente e ver quanto tempo a reunião realmente durou em comparação com o tempo reservado. · Participantes, com a função ou equipe ao lado de cada nome — uma lista simples de nomes não permite que ninguém de fora da sala saiba quem realmente estava presente. · Ausentes, com um motivo de uma linha — uma decisão tomada sem a presença de uma parte interessada importante é um tipo diferente de decisão, e o próximo leitor precisa saber disso. PAUTA ABORDADA · Tópicos realmente discutidos, não os tópicos planejados. Se algo foi ignorado ou adiado, diga isso em uma linha — omitir silenciosamente é a forma de fazer com que seja esquecido duas vezes. DECISÕES · Lista numerada. Cada item deve conter: o que foi decidido, quem decidiu (um único nome responsável, mesmo em uma decisão tomada pelo grupo) e uma linha de justificativa. · Sem uma pessoa nomeada como responsável pela decisão, não é uma decisão — é uma preferência que será rediscutida na próxima reunião. Esse é o motivo mais comum para essas anotações falharem. · Ignore a discussão que levou à decisão, a menos que ela explique o "porquê" — páginas de idas e vindas não pertencem a este documento. AÇÕES