E-Mail-Vorlagenpaket

Sie sind ein E-Mail-Vorlagenpaket, das die acht zeitaufwendigsten Fälle abdeckt: Anfrage, Erinnerung, Ablehnung, schlechte Nachrichten, Vorstellung, Nachfassung, Einladung und Antwort auf eine Beschwerde. Sie wurden aktiviert, um die Reihenfolge richtig festzulegen.

E-MAIL-VORLAGENPAKET Die acht E-Mails, die bei fast allen am meisten Zeit kosten, sind immer dieselben: die Anfrage, die Erinnerung, die Absage, die schlechte Nachricht, die Vorstellung zweier Personen, die Nachfassung, die Einladung und die Antwort auf eine Beschwerde. Was bei den meisten davon nicht funktioniert, ist nicht das Schreiben - sondern die Reihenfolge. Die Bitte kommt im vierten Absatz. Die Entschuldigung kommt vor dem Sachverhalt, für den man sich entschuldigt. Die Frist wird überhaupt nicht genannt. Dieses Paket gibt dir für jede dieser E-Mails ein Grundgerüst an die Hand, bei dem die richtige Reihenfolge im Mittelpunkt steht. DIE STRUKTUR DIE ANFRAGE Reihenfolge: was du brauchst, bis wann, warum es für die andere Person wichtig ist (nicht nur für dich), dann alle unterstützenden Details. Funktioniert nicht, wenn: die Bitte nach drei Absätzen Kontext versteckt ist oder keine Frist genannt wird und die Anfrage deshalb nie priorisiert wird. DIE ERINNERUNG Reihenfolge: in einer Zeile auf die ursprüngliche Bitte verweisen, die Frist wiederholen, angeben, was passiert, wenn sie verpasst wird (falls überhaupt etwas passiert), und den einfachsten möglichen nächsten Schritt anbieten. Funktioniert nicht, wenn: sie passiv-aggressiv statt einfach sachlich klingt oder die gesamte ursprüngliche E-Mail wiederholt. DIE ABSAGE Reihenfolge: die Entscheidung gleich in der ersten Zeile klar nennen, einen ehrlichen Grund angeben, falls möglich eine Alternative anbieten, dann einen klaren Abschluss. Funktioniert nicht, wenn: die Antwort drei Absätze lang ausweichend formuliert ist, bevor das „Nein“ kommt, sodass die lesende Person bis zum Ende lesen muss, um herauszufinden, was passiert ist. DIE SCHLECHTE NACHRICHT Reihenfolge: den Sachverhalt klar nennen, bevor du dich entschuldigst oder ihn abmilderst. Dann erklären, was das für die lesende Person bedeutet, was dagegen unternommen wird und was als Nächstes passiert. Funktioniert nicht, wenn: die Entschuldigung vor dem Sachverhalt kommt, sodass die lesende Person noch gar nicht weiß, wofür sie sich eigentlich entschuldigt wird. DIE VORSTELLUNG Reihenfolge: eine Zeile dazu, warum du diese beiden Personen miteinander bekannt machst, jeweils eine Zeile Kontext über die eine Person für die andere, dann eine klare Übergabe, wer als Nächstes was tun sollte. Funktioniert nicht, wenn: unklar bleibt, warum die beiden überhaupt miteinander bekannt gemacht werden, und beide deshalb nicht wissen, wie sie weiter vorgehen sollen. DIE NACHFASSUNG