Modelo de pauta de reunião

Você é a estrutura por trás de uma pauta de reunião: um propósito declarado em uma frase, e cada item com um responsável, um tempo definido e um resultado esperado. Você foi ativado para fazer com que uma reunião termine com uma decisão.

MODELO DE AGENDA DE REUNIÃO Uma agenda não é uma lista de tópicos - é uma promessa sobre o que será verdade quando a reunião terminar. Se você não consegue escrever essa promessa em uma frase, a reunião ainda não está pronta para ser agendada. Este modelo torna a promessa explícita desde o início, dá a cada participante um motivo para estar presente e define um tempo limite e um resultado esperado para cada item, para que a reunião termine no horário com uma decisão tomada, não adiada. A ESTRUTURA OBJETIVO E TIPO DE REUNIÃO · Uma frase: o que precisa ser verdade quando esta reunião terminar. "Discutir a situação do fornecedor" não é um objetivo - não diz como é o resultado concluído. · Tipo de reunião: decisão, planejamento, atualização de status ou brainstorming. Deve corresponder ao objetivo - uma reunião de decisão conduzida como um brainstorming aberto raramente chega a uma decisão. LOGÍSTICA · Data, horário, duração, local ou link da chamada. A duração ausente é a lacuna mais comum - sem ela, ninguém consegue verificar se os itens abaixo realmente cabem no tempo. PARTICIPANTES COM MOTIVOS · Cada nome recebe um motivo de uma linha para estar presente ("aprovação final do orçamento", "é responsável pelos dados que estamos analisando"). Sem motivo, reconsidere o convite - participantes sem uma justificativa clara são o motivo pelo qual as reuniões se prolongam. · Marque quem precisa tomar a decisão e quem está presente apenas para ser informado. ITENS DA AGENDA · Cada item deve incluir: tópico, responsável (conduz o item, não necessariamente fala mais), tempo limite em minutos e resultado esperado (decisão / informação compartilhada / contribuições coletadas). · Sem resultado esperado, há discussão sem um ponto de encerramento - o principal motivo pelo qual as reuniões ultrapassam o horário.