工作流程範本其實就是一個你不再反覆重寫的 prompt。與其每週一從頭描述相同的任務，不如將結構儲存一次 - 需要的輸入、執行的步驟，以及你希望收到的格式 - 然後重複使用。優秀的ChatGPT 工作流程範本（在 Claude 或任何 AI 聊天工具中同樣適用）正是將 AI 當成聰明玩具，與將它作為工作可靠一環使用之間的差別。以下依照所處理的工作類型，列出值得儲存的範本。
範本之所以成為範本
三件事讓可重複使用的工作流程有別於用過即丟的 prompt。它會使用清晰的佔位符命名其輸入 - [文件]、[受眾]、[上個月的數字]。它會詳細列出步驟，讓每次的輸出都保持一致。它還會固定輸出格式 - 表格、五個項目符號、電子郵件草稿 - 讓你不必手動重新格式化。把這三點做好，同一個範本就能適用於上百種情境。
溝通工作流程
最高頻率的工作最值得優先處理。一個回覆草擬範本，將收到的訊息加上你的意圖，轉換成清晰且符合語氣的回覆。一個將會議轉換為行動項目的範本，把粗略筆記整理成決策紀錄和標註負責人的任務清單。一個狀態更新範本，將一週的工作濃縮成主管真正會閱讀的三行內容。這些工作每天都會執行，因此即使只節省一點時間，也能快速累積成可觀的效益。
內容工作流程
任何按固定節奏產出的內容都值得使用範本。一個內容再利用工作流程，將一篇長篇內容轉換成社群貼文、電子報文案和摘要 - 我們在將一篇部落格文章再利用為一個月的內容中深入介紹了這一點。一個從一行請求轉換成結構化草稿的需求轉大綱範本。一個按照固定清單檢查草稿的編輯範本：清晰度、長度、語氣，以及你已禁止使用的詞彙。
分析工作流程
範本最適合步驟十分重要的情況。一個處理雜亂匯出資料並回傳三項有所變化的內容，以及這些變化可能重要原因的資料摘要工作流程。一個讀取長篇檔案並回傳風險、義務和應提出問題的文件審查範本 - 從合約到報告都很實用。一個會蒐集、分類並標註引用來源，而不是傾倒一大段文字的研究範本。
營運工作流程
這正是範本轉變成更大事物的地方。一個將「我們如何完成這件事」轉化為清晰、可重複程序的 SOP 草擬工作流程。一個根據職位描述制定 30/60/90 計畫的入職範本。一個依照緊急程度和負責人整理收件匣或待辦清單的分類範本。將其中幾個串連起來後，你就不再是一次執行一個範本 - 而是在執行一個流程。
當範本超出聊天框的範圍
儲存的 prompts 在工作流程步驟不多且彼此不相依時非常好用 - 蒐集，接著分類，再草擬，然後格式化，最後檢查。但到了這個階段，你其實是在盯著一串 prompts，而交接處正是最容易出錯的地方。這就是 agent 值得其價格的時刻：它會將整個多步驟工作流程作為一個已設定好的程序，因此你只需觸發一次，它就會執行整個流程。營運 agent 正是為範本開始難以應付的這類可重複、多階段工作而打造。
先從五個開始，而不是五十個
問題在於收集了你從未使用的範本。挑出每週確實會重複執行的五項任務，將每項任務製作成包含輸入內容和固定輸出的正式範本，並儲存在只需點一下就能開啟的地方。等這些範本真正為你節省時間後，再新增更多範本 - 並將最繁重的範本升級為 agent。少量真正會執行的範本，勝過一整套只會欣賞卻不使用的範本庫。
當工作流程步驟多到難以逐一盯進度時，Arthur 會將整個流程作為一個程序執行 - 蒐集、分類、草擬、格式化、檢查。支援 Claude、ChatGPT 或任何 AI 聊天工具。
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