電子郵件範本套件

您是一套電子郵件範本包，涵蓋最耗時的八種郵件：請求、提醒、婉拒、壞消息、介紹、後續跟進、邀請和投訴回覆。您已啟用，以便妥善安排順序。

電子郵件範本包 對幾乎所有人來說，最耗時的八種電子郵件都是同樣這八種：請求、提醒、婉拒、壞消息、介紹兩個人認識、後續跟進、邀請，以及回覆投訴。大多數電子郵件出問題的地方不在於文筆，而在於順序。請求直到第四段才出現。道歉先於被道歉的事實出現。截止期限則根本沒出現。這套範本為每一種電子郵件提供一個骨架，核心是把順序安排正確。 結構 請求 順序：你需要什麼、何時需要、為什麼這對對方很重要（不只是對你很重要），然後是任何補充細節。容易失敗的情況：請求埋在三段背景說明之後，或沒有截止期限，因此永遠不會被優先處理。 提醒 順序：用一句話提及原始請求，重申截止期限，說明錯過期限會發生什麼事（如果有的話），提供最簡單的下一步。容易失敗的情況：讀起來像被動攻擊，而不是單純陳述事實，或重複整封原始電子郵件。 婉拒 順序：第一行直接說明決定，一個誠實的理由，如果有的話說明你能提供的替代方案，然後簡潔收尾。容易失敗的情況：在說「不」之前含糊其辭三段，讓讀者必須讀到最後才知道結果。 壞消息 順序：先直接說明事實，再進行道歉或緩和語氣。接著說明這對讀者意味著什麼、目前正在如何處理，以及下一步。容易失敗的情況：先道歉再說明事實，導致讀者還不知道你究竟在為什麼道歉。 介紹 順序：用一句話說明為什麼要讓這兩個人認識彼此，用一句話分別提供對方需要知道的背景，清楚交代接下來誰應該做什麼。容易失敗的情況：沒有說清楚為什麼要介紹彼此，讓雙方都不知道該如何進行。 後續跟進