最適合專案經理的提示詞，會為模型提供角色、真實的專案資訊，以及固定的輸出格式。這就是「請幫我規劃這個專案」這種模糊要求，與能一次產出可用狀態報告、風險登錄表或衝刺計畫的提示詞之間的差異。以下是 ChatGPT 和 Claude 的 30 個提示詞，按照 PM 實際負責的六項工作分類：規劃與範疇界定、排程與估算、風險與問題、利害關係人溝通、團隊例會，以及報告與結案。每個提示詞都使用 [brackets] 表示你要填寫的欄位。這些提示詞沒有任何一個重複我們專案經理登陸頁面上的10 個提示詞，因此請將兩組視為一個包含 40 個提示詞的資源庫。
這個頁面
- 如何使用這些提示詞
- 規劃與範疇界定（提示詞 1 至 5）
- 排程與估算（提示 6 至 10）
- 風險與問題（prompts 11 至 15）
- 利害關係人與溝通（prompts 16 至 20）
- 團隊與例行會議（提示 21 至 25）
- 報告與結案（prompts 26 至 30）
- 從任務到 prompt，再到範本及技能
- 常見問題
- 重點
適用於專案經理的 AI Skill
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一個持續運作的專案經理角色，能在不必每次重新輸入 prompt 的情況下，執行狀態報告、RAID 紀錄、相依性對照圖和指導委員會更新。
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如何使用這些提示詞
以下三個習慣能讓每個提示詞發揮得更好。首先，貼上真實素材：實際的工單清單、實際的會議逐字稿、實際的預算項目。模型無法替你創造專案，也不應該這麼做。其次，保留輸出格式指示。表格、編號清單和字數限制能讓結果直接可貼上使用。第三，如果你每週都使用相同的提示詞，就別再每次貼上它，將它儲存為 Skill 或自訂 GPT。這正是 AI 專案經理集合的用途，而我們的指南如何使用 AI agent 進行專案管理則更深入地說明了 prompt 與 agent 的差異。
規劃與範疇界定（提示詞 1 至 5）
提示詞 1：從雜亂的啟動會議內容建立專案簡報
請擔任資深專案經理。以下是我在啟動會議中的原始筆記：[paste notes]。請將其整理成一頁式專案簡報，包含以下區段：目標（一句話）、業務理由、範圍內、範圍外、主要利害關係人及其角色、限制條件（預算、日期、人員）、假設，以及我在規劃前必須回答的待解問題。標記筆記中任何自相矛盾的內容。
提示詞 2：需求缺口檢查
以下是 [project name] 的需求清單：[paste requirements]。請以專案經理而非工程師的角度進行審查。針對每項需求，告訴我它是否可測試、是否有負責人，以及是否取決於其他需求。接著列出這類專案所缺少的需求：[type, e.g. internal CRM migration]。請以表格輸出，欄位包括：ID、需求、可測試（是/否）、負責人、相依性、備註。
提示詞 3：成功指標與完成定義
專案是 [one-line description]。贊助人希望達成 [stated goal]。提出 3 至 5 個可衡量的成功指標，為每個指標提供基準值、目標值及衡量方法。接著以不超過 8 個項目符號，撰寫整個專案的完成定義，讓非技術背景的贊助人也能簽署。
提示 4：建置、購買或合作夥伴選項
我們需要 [capability]。限制條件：預算 [amount]、截止日期 [date]、團隊人數 [number]，具備 [skills] 技能。以表格列出三種交付選項（內部建置、購買工具、使用合作夥伴），欄位包括：選項、實現價值所需時間、一般而言的成本範圍、主要風險、我們必須放棄的事項。最後提出建議，以及在做出承諾前我應該提出的兩個問題。
提示 5：分階段路線圖
將 [project name] 拆分為 3 或 4 個階段。針對每個階段提供：名稱、目標、主要交付項目、退出標準，以及業務最早獲得價值的時間點。總工期必須在 [number] 個月內。用兩句話說明為何採用這個順序而非其他順序。
排程與估算（提示 6 至 10）
提示 6：三點估算
針對下列每項任務，提供樂觀、最可能及悲觀的天數估算，然後使用 (O + 4M + P) / 6 計算預期值。任務：[paste task list]。團隊假設：[size, seniority, other commitments]。輸出表格並在最後新增總計列。說明估算範圍最寬的兩項任務及原因。
提示 7：依賴關係圖與關鍵路徑
以下是包含工期與前置任務的工作：[paste, format: task, days, depends on]。找出關鍵路徑、專案總工期，以及所有浮動時間達 2 天或以上的任務。接著告訴我，如果某一項任務延遲 3 天，哪一項單一任務對最終日期的影響最大。以表格顯示結果，並另外以純文字清單依序列出關鍵路徑。
提示 8：下一季的容量計畫
團隊：[names, roles, available days per week, planned leave]。已承諾的工作：[list with estimates]。為 [quarter] 按人員及月份建立容量表。以可用天數的百分比顯示計畫負載，標示任何超過 85% 的人員，並建議移動或刪除哪些工作，讓所有人都低於該門檻。
提示 9：根據截止日期制定里程碑時程
硬性截止日期是 [date]。今天是 [date]。交付項目：[list]。倒推並提出包含日期的里程碑時程表，包括截止日期前 [number] 天的審查緩衝期，以及程式碼或內容凍結。標示任何落在或緊鄰 [country] 公眾假期的里程碑。
提示 10：根據待辦清單制定 sprint 計畫
Sprint 長度：[days]。過去三個 sprint 的團隊速度：[numbers]。Sprint 目標：[goal]。包含故事點數與優先順序的待辦清單：[paste]。提出 sprint 內容，使總量維持在平均速度的 90% 以內，列出刻意不納入的項目，並用一句話寫出團隊可以張貼在看板上的 sprint 目標。
風險與問題（prompts 11 至 15）
Prompt 11：從零開始建立風險登錄表
專案：[description]。階段：[phase]。已知疑慮：[list]。建立一份風險登錄表，欄位包括：ID、風險（用一句話說明原因、事件、影響）、類別（範疇、時程、成本、人員、技術、外部）、機率（1 至 5）、影響（1 至 5）、分數、負責人、應對策略（避免、降低、轉移、接受）、下一步行動、審查日期。至少納入 10 項風險，並至少加入 3 項我未提及但此類專案常見的風險。
Prompt 12：事前檢討
想像現在是 [end date]，而 [project name] 已經嚴重失敗。以事情已經發生的口吻撰寫事後檢討：列出導致失敗的前 5 大原因，按可能性排序，並為每項原因列出我們忽略的早期警訊。接著將每項原因轉化為我本週就能開始執行的預防措施，並指定負責人。
Prompt 13：問題分流
以下是未解決的問題清單：[paste with dates and descriptions]。依嚴重程度（阻礙、重大、輕微）、是否需要決策或只需執行工作，以及應由誰負責來分類每個問題。請輸出一個按嚴重程度排序的表格，然後列出一份簡短的「本週需要的決策」清單，讓我可以帶給專案贊助人。
Prompt 14：假設紀錄
閱讀這份專案計畫：[paste]。擷取它所依賴的每項假設，不論明示或暗示。針對每項假設，評估我們能有多大把握（高、中、低）、如果假設錯誤會發生什麼事，以及如何在一週內以低成本加以驗證。請以表格輸出。
Prompt 15：供應商依賴風險
我們依賴 [vendor or team] 在 [date] 前交付 [deliverable]。我們的合約或協議載明：[key terms]。列出這項依賴可能失敗的方式、我應在每個檢查點要求的證據、每種失敗情況的備案，以及一段如果對方錯過第一個檢查點時我可以傳送的升級處理說明。
風險登錄表範本
如果你只需要結構，以下就是 prompt 11 會填寫的風險登錄表範本。將標題複製到試算表中，模型就能根據任何專案描述填入各列。
- ID 與提出日期
- 以原因、事件、影響格式撰寫的風險陳述
- 類別：範疇、時程、成本、人員、技術、外部
- 機率（1 至 5）與影響（1 至 5），相乘後得出分數
- 負責人
- 應對策略：避免、降低、轉移、接受
- 下一步行動與到期日
- 觸發條件或早期警訊
- 狀態：開放、監控中、已關閉、已成為問題
- 審查日期
利害關係人與溝通（prompts 16 至 20）
Prompt 16：利害關係人地圖
[project name] 的利害關係人：[names、roles、what they care about、how much they can block or help]。將每位利害關係人放在權力與關注度矩陣中，然後為每個象限提供一份溝通計畫：管道、頻率、他們需要聽到的內容、哪些事項絕不能讓他們感到意外。請以兩個表格輸出。
Prompt 17：妥善傳達壞消息
我需要告知[stakeholder, role]，[the problem: budget overrun, missed date, dropped feature]。原因：[cause]。我們有以下選項：[options]。撰寫一則不超過 200 字的訊息，第一句說明問題，在不歸咎任何人的情況下說明原因，列出選項及你的建議，並要求對方在[date]前做出一項具體決策。語氣平靜、直接，除非必要，不要道歉超過一個子句。
提示 18：指導委員會會前資料
將以下筆記整理成一份兩頁的指導委員會會前資料：[paste status, risks, decisions needed]。結構如下：用一句話概述重點、相對計畫的進度、前 3 項風險及我們的應對方式、今天需要的決策及建議選項，以及未作出決策時會發生什麼事。請以四分鐘內可在手機上讀完的高階主管為對象撰寫。
提示 19：對要求提出異議
[Stakeholder]要求在[date]前完成[request]。加入此項目意味著[impact on scope, dates or cost]。撰寫一則回覆，先承認此要求的價值，以具體方式說明取捨，並提供兩個替代方案：現在先做較小的版本，或在[later phase]完成完整版本。控制在 150 字以內，並以問題結尾。
提示 20：決策紀錄
我們已於[date]決定[decision]。背景：[paste discussion or notes]。撰寫一份決策紀錄，包含：決策、決策者、考慮過的選項及其優缺點、此選項勝出的原因、我們接受的後果，以及預計重新檢視決策的日期。控制在 300 字以內，以便放在一頁 wiki 上。
團隊與例行會議（提示 21 至 25）
提示 21：從聊天內容整理站立會議摘要
以下是今天的站立會議討論串或逐字稿：[paste]。請依下列格式摘要：自昨天以來完成的事項、今天的計畫、附負責人的阻礙，以及任何聽起來像是尚未有人指出的風險。最多 12 行。不要包含寒暄或只說「沒有更新」的人員發言。
提示 22：從原始回饋整理回顧主題
以下是團隊的匿名回顧卡片：[paste]。將它們分組為主題，計算支持每個主題的卡片數量，並針對排名前 3 的主題各提出一項我們可以在下一個 sprint 執行的實驗，附上明確的成效判定方式。不要淡化批評；若團隊的用語具體，請保留原話。
提示 23：新團隊成員的入職計畫
新的[role]將於[date]加入[project name]。專案目前處於[phase]。撰寫一份為期兩週的入職計畫：第一天要閱讀什麼、要與誰會面以及原因、第一週可以交付的第一項小任務，以及我應在第二週結束時詢問哪些問題，以確認他們已具備成功所需的條件。
提示 24：RACI 矩陣
工作套件：[list]。人員與角色：[list]。建立 RACI 矩陣（負責、當責、諮詢、知會）。每一列必須恰好有一個 A。接著指出任何對超過 [number] 個套件負責的人員，以及任何負責人不是全職團隊成員的套件。
Prompt 25：混合團隊的工作協議
團隊共有 [number] 人，分布於 [locations and time zones]，由[employees, contractors, vendor staff] 混合組成。請擬定一頁式工作協議，涵蓋：核心重疊工作時段、各管道的回應時間預期、決策的制定與記錄方式、如何處理歧見，以及「完成」的定義。請以團隊可以投票表決的簡短規則撰寫，而非段落。
報告與結案（prompts 26 至 30）
Prompt 26：根據工單和聊天記錄撰寫每週狀態
以下是本週的原始資料：[paste closed tickets, open blockers, chat highlights, budget line]。請撰寫一份每週狀態報告，內容包括：整體 RAG 狀態及一句說明原因、三項已完成事項、三項下一步、附負責人和日期的阻礙事項、實際支出與計畫的比較，以及一項需要領導層決策或協助的事項。全文控制在 250 字以內。
Prompt 27：預算差異說明
截至目前的計畫支出：[amount]。截至目前的實際支出：[amount]。明細項目：[paste]。請以簡明易懂的語言向財務審查人員說明差異：哪些明細項目造成差異、各項差異屬於時間差還是真正超支、完工時的預測，以及兩項讓支出回到計畫軌道的行動。不要使用術語，不超過 200 字。這不是財務建議，只是供我的報告使用的差異說明。
Prompt 28：正式上線就緒檢查清單
我們將於 [date] 讓 [system or deliverable] 正式上線。環境：[details]。請建立一份就緒檢查清單，並按以下類別分組：技術、資料、人員與培訓、支援、溝通、回復。每個項目都要有負責人欄和狀態欄。另加入團隊在此類上線中最常遺漏的五個項目。
Prompt 29：經驗教訓報告
專案：[name]。計畫與實際：[planned/actual] 日期、[planned/actual] 預算、範圍變更 [list]。回顧筆記：[paste]。請撰寫一份經驗教訓報告，內容包括：哪些事情進展順利及其原因、哪些事情未如預期及其原因、我們會做哪些不同的處理，以及針對下一個同類型專案的三項建議。每項建議都要具體到他人不必詢問我就能採取行動。
Prompt 30：移交給營運團隊
專案 [name] 將於 [date] 結束，並由 [team or person] 接手執行。請撰寫一份交接文件，內容包括：已交付的成果、日常操作方式、已知問題與因應方法、由負責人承接的待辦事項、重要聯絡人、文件存放位置，以及前 [number] 週的支援安排。使用標題和簡短項目符號。
專案計畫範本
上面的幾個 prompts 會產生專案計畫的各個部分。如果你想要完整內容，以下是可逐節要求的專案計畫範本結構：
- 摘要：目標、贊助人、專案經理、日期、預算
- 範圍：範圍內、範圍外、交付成果
- 成功指標與完成定義（prompt 3）
- 方法與階段（prompt 5）
- 工作分解與估算（prompt 6）
- 時程、里程碑與關鍵路徑（prompts 7 和 9）
- 團隊、角色與 RACI（prompt 24）
- 利害關係人與溝通計畫（prompt 16）
- 風險登錄表與假設記錄（prompts 11 和 14）
- 預算與差異追蹤（prompt 27）
- 品質、驗收與上線標準（prompt 28）
- 變更控制與決策記錄（prompt 20）
從任務到 prompt，再到範本及技能
Prompt 是最快的開始方式。當輸出是具有固定結構的正式文件時，產生器技能更快。當您希望模型在數週內持續記住整個專案時，角色技能是正確的工具。此表格將八項常見 PM 任務對應至這三者。
每項技能皆為一次性購買：包含一個 .md 技能檔案及 README，可在 Claude（包括 Claude Code）、ChatGPT（作為自訂 GPT）、Gemini（作為 Gem）和 Copilot 中運作。全部均附帶 30 天退款保證，無須提出理由。若您的工作範圍不僅限於專案管理，ChatGPT prompts 中心涵蓋其他職能。
常見問題
ChatGPT 或 Claude 能取代 AI 專案管理工具嗎？
單靠它們不行。聊天模型很擅長起草文件、分析清單與摘要會議內容，但無法隨時間追蹤任務，也無法連接到你的工單系統。大多數 PM 會將這裡的 prompts 與 Jira、Asana 或類似工具搭配使用，並將經常使用的 prompts 儲存為 skill，讓角色與格式保持一致。
哪個模型更適合專案管理 prompts，ChatGPT 還是 Claude？
兩者都能處理全部 30 個 prompts。Claude 通常擅長處理大量貼上的資料，例如逐字稿與完整計畫，也擅長嚴格的格式要求。如果你的團隊已經習慣使用自訂 GPT，ChatGPT 會更方便。用真實資料在兩者中執行相同的 prompt，並選擇需要較少修改的輸出。
如果我使用這些 prompts，還需要專案計畫範本嗎？
prompts 會產生各個部分；範本則告訴你完整計畫需要哪些部分。將上方的專案計畫範本區段作為檢查清單，然後執行連結的 prompts 來填寫各個區段。如此一來，贊助人索取計畫時就不會遺漏任何內容。
使用 prompt 時，如何確保機密專案資料安全？
移除你無權分享的姓名、客戶識別資訊與商業數據，或使用佔位符。確認你組織的 AI 政策，以及你的 ChatGPT 或 Claude 方案是否排除你的資料用於訓練。企業與團隊方案通常會排除；消費者方案預設可能不會。
這些 prompts 與你們販售的 skills 有什麼不同？
這些 prompts 免費提供，你現在就能使用。skill 會將角色、方法與輸出格式封裝在同一個檔案中，讓你不必反覆貼上指示，模型也能每週以相同方式運作。以 Cressida 為例，只要傳送一則「這是本週的資料」訊息，就能產生狀態報告、RAID 紀錄與指導委員會更新。
重點
三十個 prompts 已經多於大多數專案經理一週所需的數量，而這正是重點：挑選五個符合你經常性任務的 prompts，將真實資料貼入其中，並保留輸出格式。當你發現自己每週一都在執行相同的 prompt，就把它移至 skill 中，讓模型記住專案，免去重複輸入設定。再搭配登陸頁面上的另外 10 個 prompts，你就擁有完整的 PM prompts 資料庫，可用於規劃、交付與結案。
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